بسم الله الرحمن الرحيم

 

الإتصال بأحد العملاء

          قبل أن نبدء بالحديث عن كيفية إستخدام برنامج الممتاز للإدارة والمحاسبة للإتصال بأحد العملاء، علينا أن نذكر أنفسنا بأدب الخطاب، فعندما تتصل مع أحد عليك:-

 

1.    طرح السلام، عليك عليك أن تقول (السلام عليكم ورحمة الله وبركاته).

2.  التعريف بنفسك، وهذا ينفسم لشقين، أولا: التعريف بجهة الإتصال التي تتحدث منها، كأن تقول، (نتكلم معك من شركة عالم الكمبيوتر)، وثانياً: التعريف بشخصك، كأن تقول (يتكلم معك خالد المغربي).

3.  التكلم بهدوء وأدب وصوت واضح ولكن ليس مرتفع، عليك التفريق ما بين الشخص الذي تتكلم معه وما بين الموضوع الذي تتكلم عنه، فالشخص طالما أنه يقول (لا إله إلا الله، محمداً رسول الله) فهو أخوك بالإسلام عليك إحترامه بغض النظر عن ماهية الموضوع المطروح بينك وبينه.

4.  طرح الموضوع الذي تريد التكلم به مباشرة وبدون تأخير، فالوقت هو أثمن ما تملك وأثمن ما يملك من تتكلم معه، كأن تقول (أتكلم معك بخصوص إشتراك الإنترنت الذي عملته عندنا، أريد أن أخبرك أنه إنتهى).

5.  إطرح الخيارات المتاحة أمام الذي إتصلت به وإبدء بالخيار الذي يناسبك، كان تقول (أريد أن أسألك إذا ما كنت تريد تمديد هذا الإشتراك أو إيقافه).

6.  إحرص على تلقي رد، وإحرص على إبلاغ الطرف الثاني الثمن الذي يستحق عليه لمنع الغبن أو الإعتقاد الخاطئ، كأن تقول، الإشتراك السنوي يكلفك 400ش، وتأكد من موافقة الطرف الآخر على السعر.

7.  ثم إحرص على تلقي موعد لإتمام المهمة، فمثلاً إن قال لك الطرف الثاني، نعم إريد تمديد الإشتراك، إسأله، متى ستأتي لتجديد الإشتراك.

8.    عندها قم بتسجيل ما دار بينك وبين الطرف الآخر، وتسجيل الموعد المتفق عليه لمراجعته عند تمامه.

 

          يمكنك الآن من خلال برنامج الممتاز، أن تقوم بالإتصال بأحد هواتف أي عميل من العملاء بطريقة سهلة، لتفعل هذا، يجب أن تقوم بتنصيب برنامج Phone Plus على منطقة x:\newprog\phnplus، حيث x: هي اسم حامل الأقراص الذي تم تنصيب برنامج الممتاز عليه، تنصيب البرنامج في أي منطقة أخرى لن يمكننا من الإتصال مع العملاء من خلال برنامج الممتاز، للإتصال بأحد العملاء إتبع الخطوات التالية:-

1.    أحضر شاشة العميل الذي تريد الإتصال به بإحدى الطرق التي تعلمناها لغاية الآن.

2.  أنقر رقم الهاتف الذي تريد الإتصال به نقرة واحدة (مهم: ليس نقراً مزدوجا، النقر المزدوج يعني أنك تريد حذف هذا الرقم من أجندة الهواتف)، لاحظ أن رقم الهاتف مع التفصيل قد ظهرا في منطقة الإدخال.

3.    إذا أردت أن تكون مكالمتك خاصة، أي أنك لا تريد أن يظهر رقم هاتفك للطرف الآخر، أنقر زر P.

4.    الآن أنقر على زر C ليتم الإتصال تلقائياً برقم الهاتف المقابل، وستظهر لك مثل هذه الشاشة:

 

إنتظر حتى يقوم البرنامج بالإتصال بالطرف الآخر، إرفع سماعة الهاتف وإفتح الخط، ثم إضغط على زر Cancel Call، لإغلاق النافذة العلوية لبرنامج الإتصالات، لا تقم بإغلاق برنامج الإتصالات نفسه.

5.  ربما يكون الخط المقابل مشغول، سيحاول برنامج الإتصالات لوحده إعادة الإتصال حتى يتم مسك المكالمة، وفي مثل هذه الحالة ستظهر لك شاشة برنامج الإتصالات بهذا الشكل:

 

6.  إذا لم يكون برنامج الإتصالات مفتوح، فإن محاولة إتصالك ستقوم بفتح برنامج الإتصال، ولكنها لن تقوم بالإتصال بالهاتف المطلوب، عليك أن تضغط زر C مرة أخرى، لذلك يفضل دائماً إبقاء برنامج الإتصالات مفتوح وعدم إغلاقة.

7.  في كل مرة يتم فيها ضغط الزر C، سيقوم البرنامج ببناء حركة حدث لهذا العميل بتاريخه وساعته ونوع حدث (مكالمة صادرة Out) مما يعني أنك لست مضطر لطلب بناء حركة حدث جديدة، كل ما عليك هو تفصيل الحركة الحادثة وضغط على زر الإدخال Add.

8.  حركات الأحداث التي يتم إنشاءها عند الضغط على زر C والتي لا نحتاجها يمكنك حزفها، يمكنك عمل هذا بنقر السطر الذي تريد حذفه حتى يصبح لونه أصفر فترتفع معلوماته لحقول الإدخال ثم نقر زر الحذف Del.

 

مع تحيات شركة عالم الكمبيوتر – خالد المغربي

القدس - البلدة القديمة - 9 حارة السعدية (طريق المأذنة الحمراء)

هاتف / فاكس: 6282173 - بلفون : 0523 623 683

ص.ب: 51172 - بريد إلكتروني: khm@khm2000.com

(ساعات الدوام يوميا من العاشرة صباحاً لغاية نصف ساعة قبل المغرب عدا الجمعة)