بسم الله الرحمن الرحيم

 

إدخال أحداث عميل

          من خلال هذا البند، يمكنك توثيق كل ما دار بينك وبين العميل من أحداث، فكل مكالمة داخلة حدث، وكل مكالمة خارجة حدث، وكل حضور للعميل حدث، وكل عملية قبض أو صرف أو بيع او شراء حدث... وهكذا، بمقصد أن كل ما يجري بينك وبين العميل يجب توثيقه في ملف الأحداث، ولكل حدث تاريخ وساعة هما مفتاح الحدث ونوع إما IN أو OUT أو APP أو CAM، ثم هناك حقل لرقم هاتف يتم فيها توثيق رقم هاتف العميل الذي إتصلنا به أو الذي إتصل هو منه في هذا الحدث، دعنا ننظر للشاشة التالية للتعرف أكثر على كيفية إدخال الأحداث:

 

 

          قبل البدء، علينا فهم هذه الشاشة فهماً صحيحاً، كي نستطيع إستغلالها بالشكل الصحيح والمفيد، ومن أجل التعامل معها بطريقة صحيحة بحيث لا نضيع وقتنا وجهدنا، قمت بترقيم الحقول أو مواقع الشرح التي أريد أن أشرح عنها بأرقام، وسوف نقوم بإستعراض كل رقم منها وفي نهاية الشرح ستتكون عندنا فكرة وافية عن كيفية التعامل مع ملف حركة الأحداث بإذن الله:-

01 - جدول الأحداث

          جدول الأحداث يتكون من 6 أعمدة ويستطيع إستيعاب 99999 سطر يظهر منها سطرين في كل مرة في شاشة الإدارة الزرقاء التي نتحدث عنها، وأعمدة هذه الجدول من اليمين إلي اليسار هي:

 

1.  رقم ملف العميل صاحب الحدث، وهذا الرقم ليس إجباري، فبإمكاننا أن نعد أحداث بدون ربطها بعملاء، كأن يتصل بنا شخص ويسأل عن شيء دون الإفصاح عن نفسه، فلا زال بإمكاننا تسجيل حدث بمكالمة داخلة دون ذكر رقم العميل، وفي العادة يكون جدول الأحداث مخصوص ومحصور للعميل الذي نتعامل معه، أي أنك ترى هنا فقط الأحداث التي تخص العميل الذي نقوم بالتعامل معه، ولكن لا زالت هناك إمكانية للبحث داخل ملف الأحداث عن تفصيل ما، وفي مثل هذه الحالة فإن البرنامج يجلب الأحداث التي تتوافق مع عميلة بحثك وبغض النظر عما إذا كانت هذه الأحداث خاصة بالعميل الحالي أو لا، وحينها نرى أن هذه العمود يحتوي على أرقام مختلفة، وعند إختيار أي سطر من هذه الأحداث فإن شاشة الإدارة تتغير بالكامل بحيث تظهر شاشة الإدارة بيانات العميل الذي تم إختياره.

خلاصة: عادة ما يكون هذه الرقم خاص بالعميل الحالي، ولكن في حالات البحث قد يكون هذا الرقم فارغ (صفر) مما يدل على أن هذا الحدث غير مرتبط بعميل، أو قد تكون الأحداث في الجدول لعملاء مختلفين، وفي حالة نقر سطر من أسطر الجدول سترتفع معلومات العميل الذي تم إختياره لتصبح هي الفعالة.

 

2.  تاريخ الحركة (الحدث)، من المهم أن ننتبه أن تاريخ الحدث مع ساعة الحدث يشكلان مفتاح الحدث نفسه، وهذا المفتاح يجب أن يكون فريداً، فلا يمكن عمل حدثين بنفس الوقت فيجب أن يفصل ما بين الحدث والآخر أقله ثانية واحدهأقأقأقأق، ويتم صنع المفتاح تلقائياً عند إعداد الحدث، ويمكن إعداد الحدث إما من خلال (1. إلتقاط مكالمة واردة.-IN-) أو (2. الإتصال من خلال البرنامج بعميل ما.-OUT-) (3. البحث عن عميل ونقر سطره في جدول العملاء.-CAM-) أو (4. البحث عن موعد عميل ونقر سطر الموعد في جدول المواعيد.-APP-). سنأتي على تفصيلهم عند التكلم عن أيقونة نوع الحدث في النطقة الدائرية القادمة.

 

3.  ساعة الحدث: ساعة الحدث كما قلنا جزء من مفتاح الحدث فهي مرتبطة بتاريخ الحدث، إرجع للنقطة السابقة لفهم هذا العمود.

4.  تفصيل الحدث: وهذا سطر يتم فيه شرح الحدث الذي تم بيننا وبين العميل نكتب به ونصف هذا الذي دار بيننا وبينه، ومع أن حقل تفصيل الحدث تتسع ل 128 حرفاً يتم فيها تفصيل الحدث، إلا أن الشاشة أحياناً لا تستطيع إظهار كل محتويات السطر، لذلك ربما تكون أحيانا مضطرا لنقر هذا السطر والتحرك فيه يميناً أو يساراً لقراءة كل محتوياته.

 

5.  مبلغ الحدث في حالة وجوده: نُذِكّر أننا نتكلم عن برنامج الإدارة وليس برنامج المحاسبة، ويجب التنبيه أيضاً على الآتي عند التعامل مع المبالغ في الإدارة:-

 

أ‌.    كلا البرنامجين الإدارة والمحاسبة  منفصلين من ناحية مالية، فالمبالغ التي نتسخدمها في برنامج الإدارة لا علاقة لها ببرنامج المحاسبة.

ب‌.  أن برنامج الإدارة يتعامل مع حقل واحد للمبلغ، بمعنى أن عليك إستخدام المبلغ بالصيغة السالبة في حالة القبض أو التحصيل.

ت‌. يمكنك التعامل مع مبالغ ما بين الرقمين -999999999.99 و +999999999.99، أي تسع خانات وخانتين عشريتين.

ث‌. كل مبلغ يتم إدخاله في الأحداث يقوم بعملية ضبط تلقائي لرصيد العميل بزيادة أو تنقيص مبلغ الحدث من رصيد العميل، ولكن مرة أخرى (لا يتدخل بالمحاسبة).

ج‌.  في أسفل الجدول هناك حقل تجميعية، يتم فيها تجميع المبالغ التي في الجدول، لا تنسى أن المبالغ بالناقص يتم تنزيلها من المجموع – الحقل الدائرية رقم 21.

ح‌.  بجانب حقل المجموع أسفل الجدول هناك أيقونة حصر تمكنك من إظهار أو منع ظهور الأحداث التي لا تحتوي على مبالغ – الحقل الدائرية رقم 19.

 

6.  رقم الحدث وهو تنازلي، بمعنى أخر أن الأحداث الجديدة تظهر في البداية، وهذا نفس المنطق الذي نستخدمه في جدول العملاء كما قلنا، حيث يمكنك الإطلاع مباشرة ودون الإضطرار للنزول إلى أخر الجدول على آخر الأحداث التي استجدت مع العميل المطلوب.

 

          ويوجد على يمين الجدول مماسك منزلقة، يمكن من خلالها التحرك صعودا وهبوطا عن طريق نقر الطرف العلوي أو السفلي، أو يمكن مسك الممسك الأوسط وتحريكه علواً أو هبوطاً للوصول لمكان ما داخل الجدول بسرعة.

 

ماذا يحدث عند نقر سطر من أسطر جدول الأحداث

عند نقر أي سطر من أسطر الجدول بالفارة يحدث ما يلي:

 

1.    يتحول لون السطر من الأبيض إلى الأصفر دلالة على أن هذا السطر هو الذي نتعامل معه حالياً (الفعال).

2.    ترتفع معلومات هذا الحدث لحقول تفصيل الحدث التفصيلية من أجل مشاهدتها أو تعديلها أو حذفها.

3.  إذا كان هذا الحدث مرتبط بعميل ما، فإن البرنامج يقوم برفع معلومات هذا العميل لحقول تفصيل العميل التي تكلمنا عنها سابقاً لمشاهدتها أو التعامل معها بأي طريقة اخرى.

4.  إذا كان هذا الحدث مرتبط بعميل ما، فإن البرنامج يقوم يقوم بالبحث عن المواعيد المرتبطة بهذا العميل ويقوم برفعها وحصرها في جدول المواعيد (سنتحدث عن المواعيد فيما بعد)، بحيث نستطيع أن نرى كل المواعيد والأحداث المستقبلية المرتبطة مع هذا العميل.

 

بخلاصة: عند نقر سطر حدث، فإن شاشة الإدارة تتحول بالكامل لتشير للعميل صاحب هذا الحدث وما يرتبط به من معلومات.

 

02 – أيقونة نوع الحدث

          هذه الأيقونة تدل على نوع الحدث الذي نقوم بإعداده، وقد قلنا أنه يمكن إعداد الأحداث من خلال إحدى أربعة طرق متاحة وهي:

 

أ‌.   مكالمة واردة (IN): فعندما نقوم بإلتقاط مكالمة هاتفية (تم تفصيل هذه العملية سابقاً)، يقوم البرنامج وبشكل تلقائي ببناء حدث جديد بحيث يكون تاريخ وساعة الحدث هما تاريخ ولحظة إلتقاط المكالمة، ويتم حفظ هذا الحدث مباشرة في لحظة إلتقاط المكالمة، فأنت عندما تقوم بتفصيل الحدث الذي جرى في المكالمة الملتقطة تكون قد عدلت هذا الحدث، وفي حالة أنك لم تقوم بعميلة التفصيل والإضافة فإنك ستجد أن هناك حدث جديد في ملف العميل الذي تم إلتقاط مكالمته يحتوي تاريخ وساعة الإلتقاط ورقم الهاتف الملتقط ورقم العميل المقابل لرقم الهاتف الملتقط في حالة وجوده وحدث من نوع (IN) دلالة على مكالمة واردة، وحتى لو كانت المكالمة من شخص ليس له ملف عميل لدينا فإن الحدث يتم بناءه بدون رقم عميل، ينتظر منك تفصيل الحدث الذي تم بالمكالمة. بمعنى آخر أنك بمجرد نقرق مكالمة واردة يتم بناء الحدث مباشرةً.

ب‌. مكالمة صادرة (OUT): فعندما نقوم بالإتصال من خلال برنامج الإدارة مع أحد العملاء، فإن البرنامج يقوم وبشكل تلقائي ببناء حدث جديد بحيث يكون تاريخ وساعة الحدث هما تاريخ ولحظة الإتصال، وأيضاً في هذه الحالة يتم بناء الحدث من المعلومات المتوفرة مباشرة والتي هي (تاريخ وساعة الإتصال) (رقم العميل) (هاتف العميل) (حدث من نوع (OUT) ويتم حفظ الحدث وعليك فقط تفاصيل المكالمة التي دارت بينك وبين العميل ونقر زر التثبيت، وإن لم تقم بتفصيلها فإنك ستجد في ملف هذ العميل حدث غير مكتمل ينتظر منك تكملته أو تأكيد حذفه.

ت‌. حضور عميل (CAM): في حالة حضور أحد العملاء لمحلك أو إلتقائك به خارج المحل، وفي حالة حدوث حدث يستوجب تسجيله، فمن المنطقي أن نقوم بالبحث عن أسم هذا العميل من خلال أدوات البحث التي يوفرها لنا البرنامج، ثم عند الوصول لهذا العميل، نختاره بنقر اسمه في جدول العملاء، في مثل هذه الحالة، فإن البرنامج يقوم بالتحضر لك لعميلة تفصل الحدث بأن يقوم بوضع رقم العميل في حقل رقم العميل/الحدث ويقوم بوضع التاريخ والساعة ويقوم بوضع نوع الحدث (CAM) ولكنه في هذه الحالة لا يقوم بإنشاء الحدث، فقط عملية تحضير، فإن لم تقوم بكتابة تفاصيل الحدث ونقر زر التثبيت Add الخاصة بالأحداث فلن نشاهد هذا الحدث في قائمة أحداث هذا العميل، ذلك أنك عندما تقوم بالبحث عن عميل ربما لأنك تريد مشاهدة هذا العميل فحسب أو التعديل على بياناته، ولا يشترط أنك تريد إدراج حدث جديد هذا العميل.

ث‌. إستعراض موعد عميل (APP): ونحن لم نتكلم بعد عن المواعيد، ولكننا بإذن الله سوف نذكرها لاحقاً، ولكن علينا ذكرها هنا بعجالة لإرتباطها بالنقطة التي بين أيدينا، فعندما تقوم بنقر أي سطر من أسطر جدول المواعيد، فسوف يقوم البرنامج وبشكل تلقائي بالتحضير لحدث جديد وبنفس منطقة نقر سطر من أسطر جدول العملاء، حيث سيقوم بنقل رقم العميل الذي يتعلق به الموعد لحقل رقم عميل الحدث، وسيقوم ببناء تاريخ وساعة جديدة للحدث وسيقوم بوضع نوح الحدث (APP) دلالة على أن هذه الحدث بني من خلال التعامل مع برنامج المواعيد، ولكنه هنا أيضاً لن يقوم بإنشاء الحدث، فالحدث يتم إنشاءه بنقر Add الخاصة بالأحداث، بمعنى أنه إذا لم تقوم بإضافة الحدث فلن تشاهده في قائمة أحداث هذا العميل.

 

          يمكنك وبحسب الحاجة النقر على هذه الآيقونة لتغيير محتواها، حيث ستتبدل الكلمة كلما نقرت على هذه الآيقونة بين هذه الكلمات:-

 

IN – OUT – CAM – APP – MET – HIS – SMS- MMX – PLP – IFX – OFX – IML - OML –OTR - IN

 

          مثلاً إن كان المحتوى IN ونقرنا الأيقونة سيصبح Out وإن كان الإيقونة تحتوي على APP وتم نقرها فإن محتواها سيتحول إلى MET وهكذا فعملية التحول عملية دائرية، تلاحظ فإن هناك كلمات إضافية موجودة هنا مثل: MET والتي تدل على أنك إلتقيت بالعميل في الطريق، وكلمة HIS والتي تعني أنك ذهب لمحل العميل، وكلمة OTH للدلالة على (أخرى).

 

03 – حقل رقم هاتف الحدث

          من الممكن أن الحدث الذي تقوم بإعداده يتعلق برقم هاتف، فمثلاً، إذا كنا نعد حدث من إلتقاط مكالمة، فإن رقم الهاتف الملتقت سيتم ملأه في هذه الحقل تلقائياً، وإذا كنا نقوم بالإتصال بعميل من خلال برنامج الإدارة، فإن رقم هاتف العميل الذي نتصل به سيتم ملأه في هذه الحقل تلقائياً، هذا ومن الممكن كتابة الرقم يدوياً او تغيير الرقم الذي تم ملأه تلقائياً وبحسب حاجتنا. تذكر أنك عندما تبحث عن رقم هاتف لأحد العملاء بشكل يدوي فإن برنامج الإدارة سيفترض أنك تريد عمل حدث يتعلق بمكالمة داخلة ولكن لسبب ما فإنك لا تستطيع إلتقاط المكالمة تلقائياً.

 

 

04 – New - أيقونة الإعلان عن إنشاء حدث جديد

          قلنا أن هناك عدة حالات يتم فيها وبشكل تلقائي بناء حدث جديد مثل إلتقاط مكالمة، أو الإتصال بعميل، أو إختيار عميل من جدول العملاء، أو إختيار موعد من جدول المواعيد أو البحث عن رقم هاتف وإختياره من برنامج الهواتف، هذه خمس حالات تكلمنا عنا لغاية الآن، وهناك حالات أخرى سنتكلم عندها لاحقاً، ولكن ننوه أنه يمكن أيضاً أن نبدأ إنشاء حدث جديد عند نقر أيقونة تكرار آخر حدث تم عمله، أو عند نقر أيقونة تكرار أول حدث في الجدول، بهذا تصبح عندنا سبع حالات يقوم بها برنامج الإدارة بإنشاء حدث بشكل تلقائي (لا تنسى انه في حالة إلتقاط مكالمة وفي حالة الإتصال بعميل فإن الحدث يتم تثبيته وإنما نقوم بتعديله، أما في باقي الحالات فإن الحدث يتم إنشاءه وعلينا تثبيته).

          فإن كان الحدث الذي نريد أن نقوم بإنشاءه لا يتعلق بأي من هذه الحالات السبع التي ذكرنها، عندها علينا أن نطلب من البرنامج أن يبدأ بإنشاء حدث جديد، وعند النقر على هذه الآيقونه التي بين أيدينا (أيقونة New) فأنت تعلن البدء بإنشاء حدث جديد، حيث بمجرد النقر يتم إعداد تاريخ وساحة الحدث من ساعة جهاز الكمبيوتر، ويتم تفريغ حقول تفصيل الحدث، ويتم تفريغ حقل مبلغ الحدث، ويتم إيقاف المؤشر على حقل تفصيل الحدث ليتم شرح الحدث الجديد، لاحظ أن باقي حقول الحدث لا تتأثر مثل رقم عميل الحدث ورقم هاتف الحدث ونوع الحدث، فإن لم تكن هذه العناصر على الشاكلة التي ترغب بها عليك التحرك لها وتعديلها قبل إضافة هذا الحدث بنقر زر Add.

 

05 – حقل تاريخ الحدث

          قلنا أن التاريخ في العادة يتم إنشاءه بشكل تلقائي من واقع تاريخ جهاز الكمبيوتر، وتعلمنا لغاية الآن 8 طرق تلقائية لإنشاء هذا التاريخ:

 

1.    إلتقاط مكالمة.

2.    الإتصال بعميل.

3.    نقر سطر عميل.

4.    نقر سطر موعد.

5.    نقر سطر هاتف في برنامج الهواتف نقرا مزدوجاً

6.    نقر أيقونة S لتكرار نفس الحدث

7.    نقر أيقونة L لتكرار أول سطر في جدول الأحداث (آخر حدث).

8.    نقر أيقونة New.

 

          وفي كل الأحوال وبعد أن يتم إنشاء هذا التاريخ يمكنك الدخول لهذه الحقل وتغييره يدوياً ليصبح كما تريد، ولكن عليك التذكر أن التاريخ هو المفتاح، بمقصد أنك لو توقف على تاريخ حدث مخزن أصلاً وقمت بتغيير التاريخ ثم قمت بإضافة هذا الحدث، فهذا يعني أنه اصبح عندك حدثين إثنين، لا حدثٌ واحد، القديم والجديد، فإن لم تكون تريد الحدث القديم، يتوجب عليك حذفه إما قبل إضافة الحدث الجديد أو بعد الإضافة، بفارق أنه بعد الإضافة عليك البحث عنه من جديد.

          تاريخ الحدث، وجميع التوارخ في برنامج الإدارة والمحاسبة يمكن التعامل معها بنفس الأسلوب كما أسلفنا، حيث يمكن مسح التاريخ من خلال أزرار لوحة المفاتيح وإعادة كتابة التاريخ من جديد، خانتين لليوم ثم خانتين للشهر ثم اربعة خانات للسنة بدون إستخدام الفواصل بينهما وبمجرد كتابة التاريخ سيقوم البرنامج بشكل تلقائي بفصل الخانات بعضها عن بعض من خلال إشارة التاريخ (/)، كما سيقوم البرنامج بنطق اسم اليوم المرافق لهذا التاريخ صوتياً للتأكد من صحة التاريخ ولمعرفة اليوم الموافق له، كما وسيتم كتابة هذا اليوم في سطر الملاحظات أسفل جدول العملاء، إضافة إلى أنه يمكن إستخدام أزرار الوظائف الخاصة من F1 وحتى F7 للقيام بعمليات خاصة على التاريخ كما ذكرنا سابقاً.

 

06 – حقل ساعة الحدث

          ساعة الحدث: وهي تتكون من ساعة ودقيقة وثانية خانتين لكلٍ منهم يفصل بينهم إشارة (:)، وكما قلنا أن الشيء المهم الذي يجب علينا معرفته بشأن الساعة، أن تاريخ الحدث مضافٌ إليه ساعة الحدث يشكلان معاً (مفتاح الحدث)، وهذا المفتاح يجب أن يكون فريداً، فلا يمكن أن نصنع حدثين في نفس الوقت تماماً، فيجب أن يفصل بين الحدث والذي يليه أقله ثانية، فالساعة هنا مرتبطة بشكل وثيق مع التاريخ وهي جزء لا يتجزء منه، فما ينطبق على التاريخ ينطبق أيضا على الساعة، فمثلاً لو أننا قمنا بنقر سطر من جدول الأحداث، ثم توجهنا لساعة الحدث وعدلنا على الساعة ثم نقرنا زر التثبيت Add عندها يصبح لدينا حدثين إثنين (القديم والحدث) ذلك أن تعديلنا كان على الساعة والتي هي جزء من مفتاح الحدث.

 

07 – حقل رقم عميل صاحب الحدث

كما قلنا في الحالات التي يمكن التعرف فيها على العميل فإن رقم العميل يتم ملئه في هذه الحقل مباشرة، إليك بعض  الحالات التي يتم فيها إلتقاط رقم عميل الحدث:

 

·    في حالة إلتقاط مكالمة يتم مقارنة رقم الهاتف الملتقط مع أرقام هواتف العملاء، فإن تم التعرف على العميل، يتم تعبئة الرقم في هذه الحقل تلقائياً.

·        وفي حالة أننا إتصلنا بأحد العملاء يتم تعبئة رقم هذا العميل هنا في هذه الحقل تلقائياً.

·        وفي حالة قمنا بالبحث عن عميل والوصول له، يتم تعبئة رقمه تلقائياً هنا.

·        وفي حالة بناء عميل جديد وإضافته للعملاء لدينا يتم تعبئة رقم العميل هنا تلقائياً.

·        وفي حالة التعامل مع المواعيد وبمجرد نقر أي موعد يتعلق بعميل يتم نقل رقم العميل لهنا تلقائياً.

·        وفي حالة إضافة موعد جديد لعميل ما، يتم تعبئة الرقم هنا بشكل تلقائي.

·    وفي حالة الدخول لأجندة الهواتف ونقر رقم هاتف عميل نقراً مزدوجاً، فإن هذا العميل سيصبح هو الفعال وسيتم تعبئة رقمه هنا تلقائياً.

·    وفي حالة الدخول لمحفظة البريد الإلكتروني ونقر بريد عميل منها نقراً مزدوجاً، فإن هذا العميل سيصبح هو الفعال وسيتم تعبئة رقمه هنا تلقائياً.

 

يمكن بناء حدث بدون ربطه بعميل

          كما أنه بالإيمكان أن نقوم ببناء حدث مرتبط بعميل محفوظ لدينا فإنه بالإمكان ايضاً أن نقوم ببناء حدث بدون أن يكون هذا الحدث مرتبط بأي عميل.

 

مثال: إذا إتصل بنا شخص وليس له رقم ضمن ملف العملاء لدينا، بمعنى أننا عندما قمنا بالتقاط مكالمة عن طريق  Get Call لم نحصل على أسم العميل المتصل، بمعنى أن الهاتف غير مدرج لدينا وغير مرتبط بأي عميل من قائمة العملاء التي عندنا، وسأل هذا المتصل عن أمر ما، وقررنا أننا لا نريد فتح ملف لهذا العميل، ولكننا مع هذا نريد توثيق هذه المكالمة أو هذا الحدث، في مثل هذه الحالة يقوم البرنامج وبشكل تلقائي كما شرحنا سالفاً بإنشاء حدث يشتمل على هاتف المتصل بساعته وتاريخه من نوع IN وبرقم عميل فارغ، وما علينا إلا تفصيل الحدث ثم  نقر زر التثبيت Add، فيظهر لنا الحدث في حركة الأحداث اليومية الحدث مع رقم الهاتف وبدون رقم أو أسم عميل.

 

مثال آخر:- إذا حضر عندنا شخص ولم يكن له لدينا رقم ضمن ملف العملاء، وسأل عن أمر ما، وقررنا أننا لا نريد فتح ملف لهذا العميل، ولكننا مع هذا نريد توثيق هذه الحدث، فعليك هنا أن تضغط على زر New ليتم بناء الحدث- ثم علينا أن نفرغ حقل رقم العميل إذا كان بها رقم، وأن تفرغ رقم الهاتف إذا كان به رقم أو أن تقوم بسؤال الشخص عن رقمه وتعبئته في حقل رقم هاتف الحدث، ثم نقوم بتفصيل الحدث وإضافته بنقر زر التثيبت Add، فيظهر لنا الحدث في حركة الأحداث اليومية الحدث مع رقم الهاتف –إن وجد- وبدون رقم أو أسم عميل.

 

08 – حقل تفصيل الحدث

          عليك أن تنتبه إلى أن الظاهر هو أن تفصيل الحدث يتكون من سطراً واحداً إلا أنه يتكون من ثلاثة أسطر كل منها للغة مختلفة، فهناك سطر للغة العربية وسطر آخر للغة العبرية وثالث للغة الإنجليزية، إلا أن المقام لا يسمح إلا بإظهار السطر الموافق للغة واجهة البرنامج، بمعنى أنك إذا إخترت اللغة العربية كواجهة للبرنامج فإنك سترى فقط سطر اللغة العربية أمامك، وهكذا هو الحال بالنسبة للغتين الأخريين.

          في هذه الحقل نقوم بتفصيل الحدث الذي جرى بيننا وبين الشخص المقابل، وعلينا أن نذكر المختصر المفيد، بحيث عندما نقرأ الحدث نتذكر تماما ما دار بيننا وبين هذا الشخص، وفي حالة كان لا بد من التفصيل نفصلا دقيقاً، فلا بأس أن نقسم التفصيل على أكثر من حدث، المهم أن لا يترك لنا التفصيل مجالاً للشك في أمر ما دار وجرى بيننا وبين العميل، تمنحك حقل التفصيل 128 حرفاً تفصل فيها الحدث، ويفضل أن يكون النص بلغة واحدة بسبب عملية إنقلاب النص عند إستخدام لغتين والذي يمنعك أحيانا من متابعة النص بشكل سليم.

09 – خيار الترجمة التلقائية للحدث من اللغة العربية للغتين العبرية والإنجليزية

          يمكنك هنا، أن تعلم بصح هذا الخيار لتطلب من البرنامج أن يقوم بترجمة النص العربي الذي قمت بإدخاله لنص مقابل باللغة العبرية واللغة الإنجليزي يتم تعبئة النصوص المترجمة في الأسطر المخفية، وهذه العملية تفيد في حالة أننا أردنا تقديم تقرير بلغة أخرى تختلف عن اللغة العربية، وللعلم فإن الترجمة هنا هي ترجمة كلمة مقابل كلمة وليس ترجمة نصية محترفة، وفي حالة أن هناك كلمات عربية لم يجد البرنامج لها مقابل باللغات الأخرى، فإن جداول قاموسية ستظهر لك كي تقوم بتعبئة الترجمة المقابل للكلمة التي قمت بإستخدامها، وفي حالك أنك ترغب بترجمة محترفة فإننا ننصحك بالتوجه لموقع الترجمة بموقع جوجل على العنوان http://translate.google.com حيث سيكون بإمكانك ترجمة أي نصوص من أي لغة لأي لغة أخرى.

 

10 – L - أيقونة تكرار آخر حدث في الجدول

          بالنقر على هذه الأيقونة سيكون بإمكانك تكرار آخر حدث موجود في الجدول أمامك، بمعنى في السطر الأول، حيث عند نقر هذه الايقونة سيتم بناء تاريخ وساعة حدث من تاريخ الجهاز، وتعبئة تفصيل الحدث من أول سطر في الجدول، وسيكون بإمكانك إذا أردت تعديل هذه التفصيل ثم بنقر أيقونة التثبيت Add سيتم إضافة هذا الحدث الجديد، وهذه الخاصية مفيدة مع بعض العملاء الذين يتكرر معهم نفس الحدث، كأن تتصل بشخص عدة مرات ولا يرد عليك.

 

11 – S - أيقونة تكرار حدث نختاره من الجدول أو نكتبه بحقل التفصيل

          أحياناً تكون هناك حاجة لتكرار سطر من أسطر جدول الأحادث لأنها حدثت مع هذا العميل مرة أخرى، في مثل هذه الحالة ، قم بنقر السطر المناسب من أسطر جدول الأحداث حيث سينتقل تفصيل هذا الحدث لحقول إدخال الحدث، والآن يمكنك نقر هذه الأيقونة S ليقوم البرنامج بتحديث التاريخ والساعة من جهاز الكمبيوتر، وسيتوقف المؤشر على أيقونة التثبيت Add، وبنقر هذه الأيقونة تكون قد بنيت حدث جديد بتاريخه وساعته مشابه للحدث الذي نقرته من الجدول، لا تنسى أنه يمكنك تعديل تفصيل الحدث إذا شئت.

          وأحياناً تكون هناك حاجة لعمل نفس حدث لمجموعة من الأشخاص، في مثل هذه الحالة، إنتقي مجموعة الأشخاص إما بحصرهم في جدول العملاء، أو حصر أمر ما يخصهم في جدول المواعيد، أبو بحصرهم من خلال (فكرة أو ملاحظة –لم نشرحها بعد-)، أو حتى يمكنك البحث عنهم واحدا واحدا في كل مرة، المهم، إختر أول عميل من مجموعتك، وفصل له الحدث وقم بإضافته، ثم بعدها إختر العميل الثاني وإنقر هذه الآيقونة S ثم ثبت الحدث ثم إختر الذي يليه وإنقر نفس الأيقونة وثبت الحدث والذي يليه... وهكذا.

 

12 – حقل رصيد الحدث

          هنا يمكنك تسجيل مبلغ الحدث، وهذا الحدث كما قلنا يتعلق فقط بالإدارة، وهو نفسه للدائن والمدين، بمعنى أنه في حالة البيع ندخل الرقم موجباً أو بدون إشارة فلو بعنا شخص بضاعة ما على الحساب بدون أن يدفع ثمنها وأردنا أن نفصل حدث بعملية البيع بمبلغ 500ش مثلاً، يكون المبلغ هنا في هذه الحقل هو 500، ولو أن هذا الشخص دفع مبلغ 200ش في مرحلة ما وقمنا بتفصيل حدث بهذه الدفعة، يجب عندها تسجيل مبلغ الحدث -200ش، كذلك لو أننا إشترينا من مورد ما بضاعة بثمن 300ش على الحساب نسجل المبلغ -300ش ولو اننا قمنا بدفع 180ش من المبلغ للمورد نسجل المبلغ 180ش، وهكذا. وكل مبلغ يتم إدخاله في الحدث يتم بمجرد تثبيت الحدث ترصيده لرصيد العميل بشكل تلقائي.

 

13 – أيقونة تثبيت الحدث Add

          عند نقر هذه الأيقونة سيتم تثبيت الحدث، بمعنى إضافته إذا كان الحدث غير موجود، أو تعديله إذا كان موجود، وقد ذكرنا سابقاً ان مفتاح التثبيت هو تاريخ وساعة الحدث مجتمعين، وبمجرد تثبيت الحدث سيتم إعادة عرض جدول الأحداث من جديد، بحيث يظهر لك الحدث إذا كان ضمن خيارات إظهار الجدول، وعادة ما سيكون الحدث الجديد هو أعلى سطر في الجدول، بمقصد أنك ستراه مباشرةً في السطر الأول.

 

14 – أيقونة حذف الحدث Del

          من هنا يمكنك حذف حدث، ولحذف حدث يجب أن يكون الحدث هو الفعال كما في عميلة تعديل الحدث، بمقصد أن عليك إنتقاء الحدث الذي تريد حذفه من الجدول، وبمجرد نقر الحدث سيتحول لونه للون الأصفر دلالة على أنه هو الفعال، وترتفع معلوماته لحقول إدخال الحدث، وعند نقر أيقونة الحذف Del تأتيك شاشة تأكيد تطلب منك تاكيد عملية الحذف، فإن قمت بعملية التأكيد، تتم عملية الحذف، وفي حالة أنك قمت بحذف حدث بالخطأ تستطيع أن تنقر زر تثبيت الحدث Add مباشرة بعد الحذف وقبل ضياع معلومات الحدث من حقول الإدخال، حيث سيتم تثبيت الحدث من جديد.

 

 

 

15 – أيقونة إستعراض الحدث القادم - Forward

          يمكنك إستعارض الأحداث حدث بعد حدث، وهذه الأيقونة تتيح لك المجال للبحث عن الحدث التالي من حيث التاريخ والساعة، والذي ياتي بعد التاريخ والساعة المسجلتين في حقول الحدث الحالي، بمعنى لو انك قمت بكتابة تاريخ ما يدوياً في حقل التاريخ والساعة، ثم نقرت هذه الأيقونة فسيقوم برنامج الإدارة بالبحث عن الحدث الذي يلي المعلومات المسجلة وعرضه في حقول الحدث الحالي، وإذا كان هذا الحدث مرتبط بعميل معرف لدينا، فإن كل الشاشة الإدارة ستتحول لتشير لهذا العميل.

16 – أيقونة إستعراض الحدث السابق - Backward

          وهذه الأيقونة هي الشق الثاني للايقونة السابقة، فالأيقونة السابقة تحركك للامام، في حين تحركك هذه الأيقونة للخلف، ومن الإستخدامات المفيدة التي يمكنك إستخدام هذه الأيقونة بها، أن تنقر أيقونة New ثم تنقر هذه الأيقونة لتبدأ بإستعراض ما حدث معك لغاية الآن بالعودة للخلف حدث حدث، وتستطيع متى شيئت التحرك للامام بنقر الايقونة السابقة.

 

17 و 18 – أيقونتي البحث عن الأحداث

          فالايقونة رقم 17 تتيح لك إدخال النص الذي تريد البحث عنه، في حيث تتيح لك الأيقونة 18 تحديد طريقة البحث وذلك بحسب التفصيل التالي:-

 

1.    يمكن نقر الأيقونة 18 بحيث تتغير محتواها في كل مرة ننقرها ما بين (Search) و (R.Search).

2.  عندما تحتوي الايقونة 18 على العبارة (Search) فإن هذا يعني أن مجال البحث سيكون في كل الأحداث سواءاً كانت تتبع العميل الذي تتعامل معه حالياً أو غيرها، فمجال البحث أحداث كل العملاء.

3.  عندما تحتوي الأيقونة 18 على العبارة (R.Search) فإن مجال البحث هو جدول الأحداث الذي يظهر أمامك، بمعنى انك تبحث في النتائج التي بين يديك.

4.    طريقة البحث الإفتراضية هي (R.Search) – اي احداث كل العملاء.

5.  إذا أردت البحث في أحداث العميل الذي بين يديك فقط عليك أولا وقبل البدء بعميلة البحث نقر الأيقونة 18 ليتحول محتواها ل (R.Search) – ثم بعدها تقوم بعميلة البحث.

6.  بمجرد أن تبحث عن أحداث وتحصل على نتائج، فإن محتوى الأيقونة 18 يتحول بشكل تلقائي ل (R.Search) حتى يتيح لك البحث ضمن النتائج في عميلة البحث التالية، فإذا كنت تريد البحث في كل الأحداث من جديد وليس ضمن النتائج عليك نقر الأيقونة 18 ليتحول محتواها من (R.Search) إلى (Search)، ثم تدخل مادة البحث في الايقونة 17 وتضغط زر الإدخال الإنتر.

 

خلاصة: يبدأ مجال البحث بكل أحداث العملاء فاذا أردت جعل مجال البحث ضمن العميل الحالي فقط عليك بنقر الأيقونة 18 لتصبح (R.Search) ثم تبدأ بعدها بعملية البحث، بعد أول عملية بحث يتحول مجال البحث ضمن (النتائج الموجودة في الجدول أمامك) وتستطيع البحث ضمن هذه النتائج للوصول للحدث المطلوب باسلوب الغربال، إذا أردت أن تعيد عميلة البحث من جديد عليك نقر الأيقونة 18 لتصبح (Search) ثم عليك أن تعيد عملية البحث من جديد.

 

19 – أيقونة التحكم بإظهار معلومات الجدول بناءاً على مبلغ رصيد الحدث:

 

 

          يمكن نقر هذه الأيقونة بحيث نتحكم بطريقة إظهار معلومات الجدول بناءاً على مبالغ أرصدة الأحداث، وفي كل مرة نقوم بنقر هذه الأيقونة يتغير محتواها بين هذه الأشكال:-

 

-   Amt. (A) : ويرمز الحرف A للكلمة All، وهذا الوضع يعمل على إظهار جميع المبالغ وبغض النظر أكانت سالبة أم موجبة أو صفر.

-       Amt. (M) : ويرمز الحرف M للكلمة Minus، وهذا الوضع يعمل على إظهار المبالغ السالبة فقط.

-       Amt. (P) : ويرمز الحرف P للكلمة Plus، وهذا الوضع يعمل على إظهار المبالغ الموجبة فقط.

-       Amt. (Z) : ويرمز الحرف Z للكلمة Zero، وهذا الوضع يعمل على إظهار المبالغ الأصفار فقط.

-   Amt. (F) : ويرمز الحرف F للكلمة Full، وهذا الوضع يعمل على إظهار المبالغ التي ليست صفر سواءاً أكانت سالبة أم موجبة، أي كل الحقول المليئة بالمبالغ.

 

20 – سطر راسية جدول الأحداث / تفصيل الحدث

          عند نقر هذا السطر فإننا نطلب الدخول لبرنامج (الحداث)، وهو ياتي ضمن شاشة بنفسجية اللوحة، حيث يمكن هناك القيام بعدة عمليات سنأتي على تفصيلها لاحقاً، وعند الدخول للبرنامج ستظهر شاشة برنامج الأحداث بهذا الشكل:

 

21 – المجموع النهائي لمبالغ الأحداث ضمن الجدول

          وهذا الحقل عبارة عن مربع لرقم تجميعي يتم فيه تجميع كل مبالغ الأحداث الموجودة ضمن جدول الأحداث.

 

مع تحيات شركة عالم الكمبيوتر – خالد المغربي

القدس - البلدة القديمة - 9 حارة السعدية (طريق المأذنة الحمراء)

هاتف / فاكس: 6282173 - بلفون : 0523 623 683

ص.ب: 51172 - بريد إلكتروني: khm@khm2000.com

(ساعات الدوام يوميا من العاشرة صباحاً لغاية نصف ساعة قبل المغرب عدا الجمعة)