بسم الله الرحمن الرحيم

 

برنامج الافكار / الملاحظات

         في الجهة اليسرى / القسم العلوي من شاشة الإدارة هناك مقطع من برنامج الإدارة خاص لبرنامج (الملاحظات والأفكار)، إنظر للشكل التالي للتعرف على مكان برنامج (الملاحظات والأفكار):-

 

          في هذا البرنامج يمكنك تعريف كل ملاحظاتك ووضع كل افكارك التي تريد أن تربطها مع عملائك، على سبيل المثال ربما كنت تريد ربط العملاء مع أماكن سكناهم وتواجدهم أو ربما كنت تريد ربطهم بمهنتهم أو ربما كنت تريد ربطهم بديانتهم أو ربما كنت تريد ربطهم بجنسيتهم أو ربما أردت أن تربط مجموعة من زبائنك بملاحظة (شيكاته ترجع) أو (يتأخر في الدفع) أو (يخلف الميعاد) أو (صادق) أو (أمين) أو ... أو ... أو ....، كل ما يخطر على بالك تستطيع أن تعتبره ملاحظة أو فكرة وتستطيع بعدها ربط هذه الفكرة مع أي عميل تريد، ثم تستطيع بعدها ان تطلب قائمة العملاء المرتبطين مع فكرة أو ملاحظة ما، من المهم أن يكون مفهوم لديك أن الملاحظات التي يتم تعريفها هنا ليس لها علاقة بالعملاء الذين قمت بتعريفهم، هذا البرنامج مستقل ومنفصل والجدول المحتوى على الملاحظات يظهر الملاحظات والأفكار التي تم تعريفها، العلاقة تنشء بين الملاحظات والعملاء من عملية (ربط الملاحظة بالعميل Attach) وعندها ستظهر هذه الملاحظة في جدول ملاحظات العميل ما بين منطقة تعريف العميل ومنطقة تعريف أحداث العميل، إنظر للشكل التالي:-

 

 

01 – أيقونة (؟) البحث عن اول رقم فارغ بعد الرقم المستخدم

          كما هو الحال عندما تكلمنا عن العملاء فإن أيقونة (؟) تبحث عن أول رقم ملاحظة/فكرة فارغ يأتي بعد الرقم المتواجد في مربع (رقم الملاحظة في الأيقونة رقم 3)، فمثلا إذا نظرنا لشاشتنا العلوية فإن رقم الملاحظة المتواجد حاليا فارغ اي صفر، فإن نحن نقرنا هذه الأيقونة فإن مربع رقم الملاحظة سيصبح محتويا على الرقم 1، وسينتقل مؤشر الإدخال ويتوقف على اسم الملاحظة / الفكرة بهذا الشكل:

 

 

          الآن علينا كتابة تفصيل (الملاحظة/الفكرة)، ولو إفترضنا أننا أردنا إدخال عناوين العملاء، وأردنا أن نجعل الفكرة رقم 1، هي (العناوين)، وكتابنا هذا التفصيل ثم نقرنا على زر الإدخال الإنتر، ولم تكن كلمة العناوين معرفة ضمن قاموس البرنامج، فإننا اولا سنحصل على شاشة قواميس تطلب منا إدخال المعاني المقابلة في اللغتين العبرية والإنجليزية:

 

 

بعد إدخال المعاني او تجاههلها، وبعد النقر على زر تثبيت الفكرة، سنحصل على الشكل التالي:-

 

          لاحظ أن فكرتنا التي قمنا بتعرفها للتو لا تصلح أن يتم ربطها مباشرة بعميل من العملاء، فليس من المنطق أن اقول أن العميل الفلاني مرتبط مع (العناوين)، فهذه الفكرة تحتاج لتفصيل، فمثلاً أريد الآن أن أصنع عنوان هو (القدس) وهذا العنوان يجب أن يتم ربط بالفكرة السابقة (العناوين) بمعنى يتبع له، علي إذن أن اصنع فكرة جديدة برقم جديد اسمها (القدس) ويكون الاب لها الفكرة رقم 1 (العناوين)، سننقر أيقونة (؟) لنحصل على الرقم 2 وسندخل التفصيل (القدس) وندخل رقم الأب (1) ثم ننقر أيقونة التثبيت Add، عندها سنحصل على الشكل التالي:-

 

          لاحظ أن (القدس) لم تظهر ضمن الجدول، ولكن في سطر (العناوين) اصبح عندي إشارة (+)، والتي تدل على أن العناوين اصبحت فكرة رئيسية لها توابع، ويمكن نقر إشارة ال (+) لفتح العناوين، عندها سنحصل على الشكل التالي:

 

          لاحظ هنا أن فكرة (القدس) تبدأ بإشارة (-)، وهذه الإشارة تدل على أن هذه الفكرة هي فكرة فرعية لفكرة رئيسية، ويمكن نقر إشارة ال (-) للعودة مستوى للخلف بحيث نرى الفكرة الرئيسية لها، فإن نحن ضغطا زر الناقص سنحصل على الشكل التالي:-

 

 

          دعنا ندخل منطقة ثانية للعناوين مثل (رام الله) ونجعل حساب الأب لها (1 – العناوين)، ثم سنقوم بنقر إشارة ال (+) داخل الجدول من سطر (العناوين) وسنحصل على الشكل التالي:-

 

 

          ونقر أي من إشارتي ال (-) ستعيدنا للمستوى الأول والذي يحتوي على العناوين، والآن دعونا نضيف فكرة رئيسية ثانية هي (المهن) ثم نضيف تحت هذه الفكرة المهن التالية (مدرس، محاسب، تاجر)، عندها سيكون شكل جدولنا هكذا:-

 

وفي حالة فتح المهن بنقر ال (+) الخاص بها، سنحصل على جدول كالآتي:

 

 

طبعاً هناك سطر آخر في المهن غير ظاهر هنا، ويجب تحريك المزالق إلى الأسفل لرؤيته، هكذا:-

 

 

02 – أيقونة (L) البحث عن اول رقم فارغ بعد آخر رقم مستخدم

          هذه الايقونة تتيح لك المجال للبحث عن رقم للفكرة أو الملاحظة التي أنت بصدد تعريفها للبرنامج، فعند نقر هذه الأيقونة يقوم البرنامج بالبحث عن آخر رقم تم إستخدامه في ملف الأفكار/الملاحظات ويضيف عليه رقم واحد ويعبئ هذا الرقم في حقل رقم الملاحظة (الحقل 03)، ويتوقف بعدها مؤشر الإدخال على تفصيل الملاحظة.

 

03 – حقل رقم (الملاحظة/الفكرة) – المفتاح

          وهو رقم صحيح موجب أكبر من صفر يتكون من حقل واحدة ولغاية 9 خانات، وهو مفتاح ملف الملاحظات والأفكار، وبمجرد إدخال رقم ملاحظة ونقر زر الإدخال الإنتر فسيقوم البرنامج بفحص إذا ما كان هذا الرقم موجود في الملف، فإن كان موجودا سيقوم بإسترجاع بيانات هذا السجل وعرضها أمامك ويمكن مشاهدتها أو التعديل عليها ونقر زر التثبيت Add، أما إذا كان الرقم المدخل غير موجود، فسيتوقف مؤشر الفارة على حقل تفصيل الملاحظة متيحاً لك المجال لتعريف ملاحظة جديدة.

 

 

04 – حقل تفصيل الملاحظة / الفكرة

          يجب التنبيه أولا، أن هناك 3 أسطر لتفصيل الملاحظة / الفكرة، ولكن لن يظهر أمامك إلا السطر المتوافق مع لغة واجهة التطبيق الذي قمت بإختيارها في حين يبقى السطرين الآخرين في الكواليس، ويقوم البرنامج بترجمة اللغة العربية لهاتين اللغتين ويسألك عند الضرورة عن معاني الكلمات الغير متوفرة لديه في القاموس من خلال جداول لغوية كما شرحناها في تفصيل الأحداث، سطر تفصيل الملاحظة / الفكرة يتسع ل 128 حرف، عليك بإستغلالها حتى تتوافق مع هدفك وطريقة عملك.

 

05 – رقم الملاحظة الأساسية التي تتبع لها هذه الملاحظة الفرعية (الأب)

          يمكنك كما فصلنا سابقاً أن تصنع ملاحظات رئيسية تتفرع لملاحظات فرعية والملاحظة الفرعية قد تتفرع وهكذا، يمكنك الهبوط لغاية 99 مستوى في عملية التفرع، ومن خلال هذه الحقل تقوم بعملية تحديد إذا ما كانت هذه الملاحظة رئيسية أو لها تفرعات، فكل ملاحظة رئيسية لها تفريعات ستظهر في الجدول وبجانبها إشارة (+)، وكل ملاحظة فرعية سيظهر بجانبها (-) وكل ملاحظة رئيسية ليس لها تفرعان لن يظهر بجانبها شيء، بمعنى أن كل ملاحظة لا يذكر لها حساب أب ستكون ملاحظة رئيسية ليس لها تفرعات، وكل ملاحظة يذكر لها أب ستقودنا لأمرين، الأول: أنها أصبحت ملاحظة فرعية، والأمر الثاني: أن حساب الأب أصبح حساب رئيسي له تفرعات.

 

06 – أيقونة تثبيت الفكرة / الملاحظة Add

          كما أصبح مفهوم لدينا من تعاملنا السابق مع العملاء ومع الأحداث، فإنه يجب لتثبيت الملاحظة / الفكرة أو لتعديل شيء عليها، يجب علينا نقر هذه الأيقونة Add، حيث سيتم حفظ البيانات في ملفات برنامج الإدارة، وبمجرد إضافة أو تعديل فكرة / ملاحظة، فإن النتيجة ستظهر لك مباشرة في جدول الملاحظات حيث ستتعدل محتوياته لتتلائم مع الإضافة أو التعديل الجديد.

 

07 – أيقونة حذف (الفكرة / الملاحظة) Del

          هذه الأيقونة تتيح لك المجال بأن تحذف ملاحظة / فكرة من الملف حذفاً نهائيا، لذلك عليك الحذر عند التعامل مع هذه الأيقونة، فحذف فكرة مرتبطة مع مجموعة من العملاء سيعمل على حذف كل الإرتباطات التي كانت بين هذه الفكرة/الملاحظة مع كل العملاء، قبل أن تجيب بموافق على شاشة تأكد حذف الفكرة/الملاحظة، تأكد أنك تريد فعلا حذف هذه الملاحظة، وبمجرد حذف الملاحظة/الفكرة سيعيد الجدول إظهار نفسه بناءاً على التعديلات التي جرت نتيجة حذف السجل.

 

ملاحظة: لن يسمح لك النظام بحذف ملاحظة لها أبناء، عليك إما إلغاء الأبناء أولا أو إزالة رقم هذه الملاحظة من حقل (الأب) في كل أبنائها.

 

08 – جدول الملاحظات / الأفكار

          يعرض لك هذا الجدول الملاحظات أو الافكار التي قمت ببناءها، ويقوم بشكل فرضي بعرض الملاحظات الأساسية التي ليس لها فروح والملاحظات الأساسية التي لها فروعن بمعنى أن الملاحظات التي لها آباء لا تظهر في الجدول حيث عليك إما أن تنقر زر (+) المجانب للملاحظة الرئيسية لعرض محتوياتها أو نقر أيقونة (All - إظهار كل الملاحظات والتي تحمل الرقم الدائري 15) والجدول يتكون من 5 عواميد هي كالتالي:-

1.  نوع الملاحظة، فإن كانت هذه الخلية فارغة فإن هذا يعني أن هذه الملاحظة رئيسية ليس لها فروع وليس لها آباء، وإن كانت تحتوي على إشارة (+) فإن هذا يعني أن هذه الملاحظة رئيسية لها فروع، ولا يمنع أن تكون هذه الملاحظة لها آباء ولها أبناء بنفس الوقت، وإذا كانت هذه الخلية تحتوي على إشارة (-) فإن هذا يعني أن هذه الملاحظة فرعية لها أب أو آباء.

2.    عدد الإرتباطات بين هذه الملاحظات وبين سجلات في ملف العملاء، بمعنى عدد العملاء المرتبطين بهذه الملاحظة.

3.    رقم الملاحظة، وهو مفتاح الملف.

4.    تفصيل الملاحظة/الفكرة.

5.  رقم تسلسلي يدل على موقع الملاحظة في الجدول، وهذا الرقم هو تصاعدي بخلاف باقي الأرقام التسلسلية في باقي الجداول، ذلك أنه لا أهمية لمعرفة آخر الملاحظات التي أدخلت على ملف الملاحظات كما هو مهم مثلاً أن أعرف آخر العملاء عندي وآخر حركة تمت على آخر عميل أختاره، وأحدث المواعيد المستحقة التنفيذ.

 

     الجدول يتسع ل 99999 سجل، يظهر منها سجلين أمامك على الشاشة، وللجدول مزالق متحركة من جهة اليمين كما هو الحال بباقي الجداول، تمكنك من التحركة صعودا ونزولأ لإستعراض الجدول.

 

09 ، 10 – حصر جدول الملاحظات من خلال رقم الملاحظة

          هذان المربعان يتيحان لك إمكانية حصر معلومات جدول الملاحظات بين رقمي ملاحظة، مثلاً إذا أردت أن ترى الملاحظات المحصورة بين الرقمين 3-4، عندها عليك تعبئة الرقم 3 في المربع الأيمن للحصر والذي يحمل رقم 9 وتعبئة الرقم 4 في المربع الأيسر للحصر والذي يحمل الرقم 10، إنتبه أنه وبمجرد إستخدام أي من هذين المربعين سيتحول مجال البحث من (الملاحظات الرئيسية فقط) ل (كل الملاحظات)، وسنحصل على الشكل التالي:-

 

لاحظ:

-       الملاحظة رقم 3 بجانبها إشارة (-) وتدل على أنه ملاحظة فرعية لها أب أو آباء.

-       المحلاظة رقم 4 بجانبها إشارة (+) وتدل على أنها ملاحظة رئيسية لها أبناء.

-   إذا أردت أن تعيد مجال البحث ل (الملاحظات الرئيسية فقط) عليك بنقر أيقونة Main والتي تحمل الرقم الدائري 16، إنتبه أن نقر هذه الأيقونة سيلغي عملية حصر الملاحظات بين رقمين، فستعود الأرقام إلى ما بين 0 و 999999999.

 

11 ، 12 - أدوات البحث عن ملاحظة / فكرة

          تكلمنا عن طريقة البحث في العملاء والأحداث، وهي شبيهة جدا بطريقة البحث عن الملاحظات/الأفكار، وسنيعد الشرح هنا مرة أخرى للتسهيل:-

 

          بمجرد أن نبدأ عملية البحث، سيتحول المدى (لكل الملاحظات) وليس الملاحظات الرئيسية فقط، وهنا الايقونة رقم 11 تتيح لك إدخال النص الذي تريد البحث عنه، في حين تتيح لك الأيقونة 12 تحديد طريقة البحث وذلك بحسب التفصيل التالي:-

 

1.    يمكن نقر الأيقونة 12 بحيث يتغير محتواها في كل مرة ننقرها ما بين (Search) و (R.Search).

2.    عندما تحتوي الايقونة 12 على العبارة (Search) فإن هذا يعني أن مجال البحث سيكون في كل الملاحظات.

3.  عندما تحتوي الأيقونة 12 على العبارة (R.Search) فإن مجال البحث سيكون جدول الملاحظات الذي يظهر أمامك، بمعنى انك تبحث في النتائج التي بين يديك.

4.    طريقة البحث الإفتراضية هي (Search) – اي كل الملاحظات.

5.  بمجرد أن تبحث عن شيء في الملاحظات وتحصل على نتائج، فإن محتوى الأيقونة 12 يتحول بشكل تلقائي ل (R.Search) حتى يتيح لك البحث ضمن النتائج في عميلة البحث التالية، فإذا كنت تريد البحث في كل الملاحظات من جديد وليس ضمن النتائج عليك نقر الأيقونة 12 ليتحول محتواها من (R.Search) إلى (Search)، ثم ندخل مادة البحث في الايقونة 11 وتضغط زر الإدخال الإنتر.

 

13 – أيقونة For التقدم (للأمام) مستوى واحد

          ونقر هذه الأيقونة يعمل نفس عمل نقر إشارة ال (+) بجانبة الملاحظة في الجدول، حيث يتم التحرك مستوى واحد للأمام لإظهار الملاحظات الفرعية للملاحظة الموقوف عليها.

 

14 – أيقونة Bak الرجوع (للخلف) مستوى واحد

          ونقر هذه الأيقونة يعمل نفس عمل نقر إشارة ال (-) بجانبة الملاحظة في الجدول، حيث يتم التحرك مستوى واحد للخلف لإظهار الملاحظات الرئيسية التي ينتمي لها أب الملاحظة الموقوف عليها.

 

15 – أيقونة All فتح مدى إظهار الملاحظات لكل الملاحظات

          ونقر هذه الأيقونة يعمل على فتح المدى للملاحظات الظاهرة في الجدول لكل الملاحظات، بحيث نرى جميع الملاحظات الرئيسية والفرعية.

 

16 – أيقونة Main إعادة مدى إظهار الملاحظات للملاحظات الرئيسية

          ونقر هذه الأيقونة يعمل على إعدة المدى للملاحظات الظاهرة في الجدول فقط للملاحظات الرئيسية، بحيث لا نرى سوى الملاحظات الرئيسية والتي لها فروع.

 

17 – أيقونة Tree شجرة الملاحظات

          هذه الأيقونة ستقوم بإدخالنا لبرنامج شجرة الملاحظات/الأفكار، حيث يمكننا هنا مشاهدة التفرعات للملاحظات من خلال رسم نصي، ويمكننا أيضاً إعادة ترقيم الملاحظات، سنأتي على تفصيل هذا البرنامج في حينه، وسنكتفي الآن بعرض شاشة شجرة الملاحظات:-

18 – أيقونة Attach - ربط ملاحظة/فكرة بعميل

          الآن وبعد أصبح بإمكاننا تعريف العملاء، وأصبح بإمكان تعريف (الملاحظات والأفكار) يمكنك أن تربط ما بين أي ملاحظة وفكرة وما بين أي عميل من عملاءك، وحان الآن الوقت للتعرف على كيفية القيام بهذ المهمة:-

 

مع تحيات شركة عالم الكمبيوتر – خالد المغربي

القدس - البلدة القديمة - 9 حارة السعدية (طريق المأذنة الحمراء)

هاتف / فاكس: 6282173 - بلفون : 0523 623 683

ص.ب: 51172 - بريد إلكتروني: khm@khm2000.com

(ساعات الدوام يوميا من العاشرة صباحاً لغاية نصف ساعة قبل المغرب عدا الجمعة)