بسم الله الرحمن الرحيم

 

 

الملاحظات

 

          في هذا القسم من البرنامج، يمكن تعريف جميع الملاحظات التي يريدها المستخدم، ثم ربط إحدى أو بعض هذه الملاحظات مع حساب معين، لتوثيق الحسابات وإيضاحها بأكبر قدر ممكن، بهدف حصر الحسابات التي لها ملاحظة أو ملاحظات معينة في التقارير.

 

 

 

          والملاحظات التي يتم تعريفها في هذا القسم، ليست محصورة فقط على ربطها بالحسابات،  فهي نفس الملاحظات التي  سنستخدمها في (الأصناف) و (الهواتف) و (المواعيد) و(البريد الإلكتروني) و(المكالمات الهاتفية) و (المناسبات) وغيرها.

 

 

 

اختيار رقم الملاحظة:

 

عند اختيار رقم للملاحظة يجب أن نأخذ بعين الاعتبار بأن هناك (شجرة للملاحظات)، وأنه يمكن ربط هذه الملاحظة بالشجرة، لذلك يفضل أن نأخذ وقت قليل قبل بدأ العمل بالتفكير بالأمور التي تعنينا وأن نقوم برسم شجرة الملاحظة التي نريدها ونعطي هذه الشجرة أرقاما من عندنا ثم نقوم بإدخال هذه الشجرة للبرنامج، وفيما يلي مثالا بسيط على شجرة الملاحظات:-

 

1.        المناطق

100.             القدس

1001.          القدس الشرقية.

1002.          القدس الغربية

1003.          البلدة القديمة.

1004.          الطور.

1005.          بيت حنينا.

101.             رام الله

102.             بيت لحم

103.             الخليل

104.             نابلس

105.             جنين

106.             طولكرم

107.             أريحا

108.             غزة

2.        المهن

201.             مهندس

202.             محامي

203.             تاجر

204.             مؤسسة غير ربحية

205.             شركة كمبيوتر

3.        تصنيف الحساب

301.       صديق

302.       زبون

303.       فرد من العائلة

304.       غير معروف

305.       وفي

306.       عنده مشاكل في الشيكات

 

وهكذا، وبالشكل الذي نرغب به، لاحظ أنه في هذه الشجرة فإن الملاحظة 301 (صديق) تتبع الملاحظة 3 (تصنيف الحساب)، أي أن الأب في الحساب 301 يجب أن يكون 3. وبنفس المنطق فإن الأب في الملاحظة رقم 1004 هو 100 والأب في الملاحظة 100 هو 1.

 

 

 

 

 

إضافة ملاحظة:

 

نختر رقما مناسبا للملاحظة ثم نقوم بتفصيل تلك الملاحظة باللغة العربية والعبرية والإنجليزية ورقم حساب الأب في حال أن هذه الملاحظة فرع لملاحظة رئيسية، ويكون رقم حساب الأب صفرا إذا كانت هذه الملاحظة أساسية. وعند اكتمال المعلومات بالشكل الذي نرغب به نضغط على عنصر الإضافة [add] ويمكن رؤية أن هذه الملاحظة أصبح جزءا من جدول الملاحظات.  ويأتي جدول الملاحظات بهذا الشكل:-

 

عدد

رقم

الملاحظة

 

1

المناطق

 

2

المهن

 

3

تصانيف الحساب

 

عدد:         تشير إلى عدد مرات استخدام هذه الملاحظة مع الحسابات.

رقم:          رقم الملاحظة الذي قمنا نحن باختياره.

الملاحظة:     اسم الملاحظة.

 

 

 

وعلينا أن نلاحظ ما يلي:-

 

·   الملاحظة تظهر باللغة التي نستخدمها حاليا، فإذا كنا في اللغة العربية، ستظهر الملاحظة العربية فقط، وإذا كنا باللغة العبرية ستبان الملاحظة العبرية فقط، وإذا كنا في اللغة الإنجليزية ستظهر الملاحظة الإنجليزية فقط.

·   ستظهر الملاحظات الأساسية فقط في الجدول، أي الملاحظات التي ليس لها أب، أما الملاحظات الفرعية لكل ملاحظة يمكن إظهارها إما بطلب إظهار جميع الملاحظات، أو بالتقدم للأمام في الملاحظات لهذه الملاحظة.

 

 

ويمكن أن نتعامل مع رقم الملاحظات باستخدام أزرار مساعدة بجانبه وهي كالتالي:-

 

 

       <

 

وتعني الملاحظة التالية، وهي تحتمل أن تكون التالية حسب الرقم أو التالية حسب الاسم، وهذا يعتمد على مكان وقوفنا في الفأرة آخر مرة أهو على رقم الملاحظة، أم على أسم الملاحظة العربية أو أسم الملاحظة العبري أو أسم الملاحظة الإنجليزي، فإذا وقفنا على رقم الملاحظة مثلا، وكتبنا الرقم 55 وضغطنا على هذا الزر، يكون المعني، أنني أريد الوصول للرقم التالي للرقم 55 والمسجل في سجل الملاحظات، وإذا وقفت على أسم الملاحظة العربي وكتب كلمة (المناط) وضغط على هذا الزر (<) يكون المعنى أنني أريد الملاحظة التي الاسم فيها يكون بعد (المناط) من ناحية أبجدية، وهكذا.

 

 

       >

 

وتعني الملاحظة السابقة، وهي تحتمل أن تكون السابقة حسب الرقم أو السابقة حسب الاسم، وبنفس المنطق المتبع في الشرح السابق.

 

       ?

 

وتعني أنني أريد الوصول لأول رقم فارغ يمكن استخدامه بعد الرقم المذكور في حقل رقم الملاحظة.

 

  L    

 

وتعني أنني أريد الوصول لأول رقم فارغ بعد آخر رقم قمت باستخدامه.

 

       -

 

تعني أنني أريد تنقيص رقم واحد من الرقم الموجود في خانة رقم الملاحظة.

 

 

 

   +   

 

وتعني أنني أريد زيادة رقم واحد على الرقم الموجود في خانة رقم الملاحظة.

 

 لتعديل ملاحظة: 

لتعديل أي ملاحظة، يجب إظهار هذه الملاحظة، إما بذكر رقم الملاحظة وضغط إنتر، أو بنقر هذه الملاحظة من خلال الفأرة ضغطة واحدة في جدول الملاحظة، وبكل بساطة نعدل هذه الملاحظة ثم ضغط زر ADD.

 

لحذف ملاحظة :

          لحذف أي ملاحظة، ننقر هذه الملاحظة في جدول الملاحظات حتى تظهر في مكانها فوق، ثم نضغط زر Del.

 

لعرض قائمة الملاحظة بشكل أبجدي:

          لعرض قائمة الملاحظات أبجديا ما علينا إلا أن ننقر جدول الملاحظة في رأسه على كلمة (الملاحظة)، ومن أجل إعادة ترتيب الجدول رقميا نقوم بضغط الجدول في رأسه على كلمة (رقم).

 

 

 لعرض شجرة الملاحظات:

          لعرض شجرة الملاحظة ما علينا إلا ضغط زر [Tree]. لتحضر لنا شاشة جديدة ترتسم بها شجرة الحسابات، ومن الممكن من خلال هذه الشاشة طباعة شجرة الملاحظات على الورق.

 

 

لعرض جميع الملاحظات:

          في الوضع الطبيعي يوجد في جدول الملاحظات فقط الملاحظات الأساسية، أي الملاحظات التي ليس لها أب، وفي حالة الرغبة في إظهار جميع الملاحظات وبغض النظر عن ترتيبها في شجرتها، يمكن الضغط على زر [ALL].

 

لعرض الملاحظات الأساسية فقط:

          في حالة أننا قمنا بطلب جميع الملاحظات أو أننا طلبنا الملاحظات الأبناء لملاحظة معينة ورغبنا في العودة لقائمة الملاحظات الأساسية علينا نقر زر [MAIN].

 

 

لعرض الملاحظات الأبناء لملاحظة معينة:

          في حالة أننا نرغب بعرض الملاحظات الأبناء لملاحظة معينا، علينا نقر هذا الملاحظة ثم نقر زر [FOR] إختصار forward.

 

للرجوع لقائمة الملاحظات السابقة:

          في حالة أننا قمنا بالدخول لقائمة ملاحظات أبناء ورغبنا بالعودة لقائمة الملاحظة السابقة ما علينا إلا نقر زر [BAK] إختصار backward.

 

 

 ربط حساب بملاحظة:

          لربط ملاحظة بحساب معين:-

·   نقوم أولا بتحديد هذا الحساب وتعليمه في جدول الحسابات.

·   ننقر الملاحظة المطلوبة في جدول الملاحظات نقرا مزدوجا.

 

لاحظ بأن الملاحظة المنقورة يجب أن تظهر في الجدول الأوسط للملاحظات وهو جدول (ملاحظات الحساب)، وإلا فإن عملية الرب لم تتم بشكل صحيح.

 

إظهار ملاحظات حساب:

          لإظهار ملاحظات حساب ما علينا إلا النقر على هذا الحساب في جدول الحسابات، فتظهر جميع الملاحظات المتصلة بهذا الحساب في جدول (ملاحظات الحساب) وهو الجدول الأوسط في الملاحظات.

 

حذف ملاحظة من ملاحظات حساب:

          لحذف ملاحظة من الملاحظات المرتبطة بحساب معين، يجب أولا إظهار قائمة الملاحظات المرتبطة بهذا الحساب في جدول (ملاحظات الحساب) الأوسط، ومن ثم ما علينا إلا نقر هذه الملاحظة في الجدول الأوسط نقرا مزدوجا.

 

معرفة جميع الحسابات التي لها ملاحظة معينة:

          لعمل جدول أو قائمة بالحسابات التي لها ملاحظة معينة، علينا نقر هذه الملاحظة نقرة واحدة (تعليم الملاحظة) في جدول الملاحظات ثم تعليم العنصر CHK بصح والموجود فوق الجدول من الجهة اليسرى. ويمكن إعادة قائمة الحسابات السابقة يجب إزالة هذا الصح.

 

معرفة قائمة الملاحظات ومرات تكرارها لمجموعة من الحسابات:

          بمجرد عمل قائمة (جدول) حسابات، فإن البرنامج وبشكل تلقائي يقوم بحصر جميع الملاحظات التي تم استخدامها في هذا الجدول ومرات تكرارها، ووضع هذه المعلومات في الجدول الثالث (السفلي).

 

حصر الحسابات المحصورة:

          في كل مرة يظهر فيها جدول الحسابات، يتم حصر الملاحظات وعددها والتي استخدمت في هذا الجدول، ويمكن حصر مجموعة من الجدول (ليس من الحسابات) والتي استخدمت إحدى هذه الملاحظات من خلال وضع إشارة صح بجانب CHK الموجودة فوق الجدول الثالث للملاحظات (السفلي) ثم نقر هذه الملاحظة في الجدول (تعليمها) حيث تعني العملية، أنني أريد قائمة الحسابات التي لها هذه الملاحظة والموجودة في هذا الجدول، لاحظ أن قائمة الملاحظات في الجدول الثالث، ستتغير تلقائيا مباشرة بعد ظهور الجدول، حيث يمكن الغوص أكثر لحصر الحسابات. أي أنه يمكنني أن أطلب قائمة الحسابات الخاص بالزبائن المتواجدين في منطقة رام الله والذين يعملون في مهنة المحاماة والذين يعدون أصدقاء. وهكذا.

 

طلب تقارير بحسب ملاحظة:

          عند طلب تقرير من قائمة التقارير، يمكن دائما انتقاء ملاحظة من قائمة الملاحظة، لعرض الحسابات التي لها هذه الملاحظة.

 

 

طلب تقارير بحسب مجموعة ملاحظات:

          عند الرغبة بعمل تقرير من قائمة التقارير بحسب مجموعة من الملاحظات (المشتركة بأكثر من ملاحظة)، فإن علينا عمل حساب يأخذ الرقم 9999999 وربط هذه الحساب بهذه المجموعة من الملاحظات، في التقارير نقوم بالدخول إلى حصر المعلومات (filtering) وتعليم الملاحظة (هل ترغب بحصر ملاحظات الحساب 9999999) بصح بجانبها.