المحاسبة

 

    يتمثل قسم المحاسبة بإدخال (المستندات المالية – Vouchers) لبرنامج المحاسبة، ولقد حاولنا وبقدر الإمكان تسهيل عملية إدخال المعلومات على المستخدم، بحيث لا يضطر أن يكون محاسبا للتعامل مع البرنامج، وعند الدخول لشاشة المحاسبة ستظهر لنا الشاشة على النحو التالي:-

 

 

  

 

ويتم التعامل مع برنامج المحاسبة بحسب هذه الخطوات:

 

  1.  اختيار المستند المالي الملائم للعملية التي أريد القيام بها كأن أختار فاتورة مبيعات أو سند قبض أو غيرها.

  2.  اختيار قطبي العملية الصحيحين (الطرف المدين والطرف الدائن).

  3.  تفصيل معلومات المستند المالي (وفي حالة أن المستند يحتوي على بضائع أو شيكات تفصيل هذه البضائع او الشيكات).

  4.  تسجيل العملية.

 

وعند النظر لشاشة المحاسبة نلاحظ أنها تنقسم للأقسام الرئيسية التالية:-

  1.  اختيار المستند المالي.

  2.  تفاصيل المستند المالي.

  3.  جدول المستندات (ضرائب بالتفصيل).

  4.  عناصر حصر جدول المستندات.

  5.  موضحات مستند في جدول المستندات.

  6.  جدول أرصدة المستندات المالية (ميزان المراجعة).

  7.  عناصر حصر جدول أرصدة المستندات المالية.

  8.  عناصر التقارير.

  9.  عنصر بناء الأرصدة.

  10.  عنصر حذف المستند.

اختيار المستند المالي

          القسم التالي في شاشة المحاسبة هو المسؤول عن اختيار المستند المالي:-

 

          لاحظ أنه بجانب كل عنصر من عناصر السندات يوجد (مربع موافقة)، يمكن تفعيله أو تعطيله، وعملية التفعيل تعني أن تظهر المستندات المصنوعة من هذا العنصر بجدول السندات.

    لقد حاولنا وبقدر الإمكان حصر جميع العمليات التي تقوم بها المؤسسات والشركات والمحال التجارية، وعمل منها مستندات لتسهيل عملية التقييد، فبدل من عمل قيود محاسبة، يكفي تسجيل العمليات الحاصلة بتاريخ وكيفية حصولها، وسيتولى البرنامج تحويل هذه العمليات لقيود محاسبية حسب الأصول، وفيما يلي قائمة بهذه المستندات.

2

مبيعات نقدية

حيث نقوم بعمل فاتورة ضريبة نقدية. حيث يكون الطرف الأول هو الصندوق والطرف الثاني هو حساب المبيعات المناسب، ويجب التأكد من أن التاريخ والساعة صحيحات، لأن المقصود هنا فاتورة ضريبة رسمية، ويمكن اعتبار الفاتورة (قيد) بأن نذكر مبلغ هذه الفاتورة، ويمكن تفصيل هذه الفاتورة بأن نقف على مبلغ الفاتورة وتحويل المبلغ لصفر ثم ضغط زر الإدخال حيث نصل لشاشة تفصيل الأصناف، وفي هذا الشاشة نقوم بتفصيل كل الأصناف التي قمنا ببيعها في هذه الفاتورة من ناحية كمية وسعر.

9

فاتورة ضريبة

نتبع نفس المنطق المذكور في مبيعات نقدية، بفارق أننا نبيع هنا لزبون على الدين، وهذه الفاتورة (تحتاج سند قبض) ليتم إغلاق حساب الزبون به.

1

مشتريات نقدا

حيث نسجل فاتورة مشتريات دفعت نقدا لصاحبها. ويمكن اعتبار فاتورة المشتريات (قيد) ويمكن تفصيل هذه الفاتورة.

8

مشتريات دين

حيث نسجل فاتورة مشتريات لصالح تاجر كدين علينا (تحتاج سند صرف).

4

قبض نقدا

نقبض نقدا من زبون مبلغ من المال ليدخل في الصندوق.

11

قبض شيكات

نقبض شيك أو أكثر من زبون، ومن الممكن بنفس السند قبض نقدا مع الشيكات، كما ويمكن تسجيل مبلغ الخصم في المصدر الذي خصمه هذا الزبون علينا لصالح ضريبة الدخل. ومن الممكن تسجيل الشيكات (كقيد) بذكر بتسجيل قيمة الشيكات بخانة (المبلغ)، ومن الممكن تفصيل الشيك أو الشيكات، بالتوقف على المبلغ وتحويله لصفر ثم ضغط زر الإدخال (إنتر) وهنا نقوم بتفصيل الشيك أو الشيكات، وتفصيل الشيكات ضروري في حالة أننا نريد متابعة حركة الشيكات ونقل الشيكات بشكل تلقائي من مكان لآخر، حتى لو كان شيك واحد يجب الدخول لشاشة تفصيل الشيكات.

5

صرف نقدا

نقوم بصرف مبلغ نقدي من المال لتاجر.

12

صرف شيكات

نقوم بصرف شيك أو أكثر لتاجر، ويمكن صرف مبلغ نقدي مع الشيكات، وتسجيل مبلغ خصم في المصدر قمنا بخصمه على هذا التاجر لصالح ضريبة الدخل.

3

مصروفات نقدا

نقوم بتسجيل فواتير المشتريات المتضمنة على المصروفات (المشتريات الهالكة مثل المحروقات والتصليحات) والتي قمنا بدفع قيمتها بشكل نقدي.

10

مصروفات دين

نقوم بتسجيل فواتير المشتريات المتضمنة على المصروفات والتي لم نقم بدفع قيمتها للمورد أو التاجر وبقيت قيمة هذه الفاتورة علينا كدين (تحتاج سند صرف).

16

رصيد مدين

تسجيل رصيد زبون أو حساب رصيده مدين (أي أننا نريد منه دين) ونسجل الأرصدة إما مقابل رأس المال أو مقابل أرصدة افتتاحية وحسب ما نراه مناسبا.

17

رصيد دائن

تسجيل رصيد تاجر أو حساب رصيده دائن (أي أنه يريد منا دين) ونسجل الأرصدة إما مقابل رأس المال أو مقابل أرصدة افتتاحية.

22

إرساليات مبيعات

نقوم هنا بتسجيل إرساليات البضائع لزبون معين ولمدة محدودة وحتى نقوم بعمل فاتورة ضريبة لهذا الزبون، لاحظ أن الإرسالية يجب أن نذكر فيها حساب الزبون (أي ليس هنا إرسالية نقدية)، ولاحظ أيضا أنه من الممكن جمع أي إرساليات أرسلناها لزبون معين وعمل فاتورة ضريبة بها بشكل تلقائي.

23

إرساليات مشتريات

نقوم هنا بتسجيل إرساليات البضائع التي حضرت لنا من تاجر معين، ولمدة محدودة حتى نقوم بإدخال فاتورة المشتريات من هذا التاجر، لاحظ هنا أنه يمكن جمع إرساليات المشتريات لتاجر معين وعمل فاتورة مشتريات بها، لتدقيق فاتورة المشتريات التي حضرت منه.

20

طلبيات شراء

نقوم هنا بتسجيل طلبية شراء قمنا بطلبها من تاجر معين، ومن الممكن عمل إرسالية مشتريات أو فاتورة مشتريات وإنزال البضائع المذكورة في الإرسالية أو الفاتورة من هذه الطلبية لمعرفة بواقي الطلبيات من هذا التاجر.

21

طلبيات بيع

نقوم هنا بتسجيل طلبية بيع لزبون معين، ومن الممكن عمل إرسالية مبيعات أو فاتورة مبيعات من هذه الطلبية بحيث تنزل كميات هذه الإرسالية أو الفاتورة من هذه الطلبية لمعرفة بواقي الطلبيات لهذا الزبون.

6

إيداع نقدي

نقوم هنا بإيداع مبلغ يخرج من الصندوق النقدي في البنك في الحساب الجاري.

7

سحب بنكي

نقوم هنا بسحب مبلغ نقدي من البنك وإدخال هذا المبلغ في الصندوق النقدي.

13

إيداع شيكات

نقوم هنا بإيداع شيك أو شيكات موجودة في صندوق الشيكات، كنا قد قبضناها بسندات القبض، نقوم بإيداعها في الحساب الجاري لنا في البنك، لاحظ هنا أنه عند الدخول لتفصيل الشيكات في هذا السند، تظهر لنا قائمة الشيكات الموجودة في صندوق الشيكات في جدول أسفل الشاشة، ويمكن تعليم أي شيك أو أي مجموعة من الشيكات في هذه القائمة ونقلها للسند المزمع عمله هنا، لاحظ أنه إذا لم يكن الشيك الذي ترغب بإيداعه في البنك هنا، فإن هناك شيء خاطئ يجب فحصه والتأكد منه.

14

إيداع للتحصيل

نقوم هنا بإيداع شيك أو أكثر موجود في صندوق الشيكات في حسابنا في البنك في (شيكات برسم التحصيل) وليس في الحساب الجاري، لاحظ أنه عند الدخول لتفصيل الشيكات، يجب أن يظهر الشيك أو الشيكات المزمع إيداعها ضمن قائمة الشيكات في أسفل الشاشة. ومن الممكن هنا ذكر مبلغ عمولة إيداع الشيكات لكي يقوم البرنامج بعمل قيد المصروفات بشكل تلقائي.

15

تحصيل شيك

نقوم هنا بتحصيل شيك أو أكثر موجود ضمن شيكات برسم التحصيل في البنك وإنزال هذا الشيك للحساب الجاري لنا في البنك، لاحظ أيضا أن هذه الشيكات يجب أن تظهر في جدول الشيكات المنتظرة عند الدخول لتفصيل الشيكات في هذا المستند.

19

صرف ضرائب

يرجى تجاهل هذا المستند واستخدام سند صرف عادي بدل منه.

24

جرد بضاعة

هذا المستند مخصص لجرد البضائع في المستودع ويتم تحميل هذه البضائع لحساب (بضاعة أول المدة) مقابل رأس المال أو مقابل (أرصدة افتتاحية) ولا تنسى أن سعر الصنف هو سعر الكلفة بدون أن يشتمل على ضريبة القيمة المضافة.

18

أخرى

يرجى تجنب استخدام هذا المستند، ولكن في حالة الضرورة وفي حالة أننا كنا مضطرين يمكن استخدام هذا المستند بدل أي مستند لا وجود له ضمن السندات.

25

شيك راجع

في حالة رجوع شيك لأحد الزبائن في حسابنا الجاري في البنك، نقوم بإرجاع هذا الشيك إما لهذا الزبون مباشرة، وإما لصندوق شيكات راجعة، وبحسب ما نراه مناسبا، ومن الممكن أن نذكر قيمة (غرامة شيك راجع) داخل هذا المستند ليقوم بعمل قيد المصروفات بشكل تلقائي. لاحظ أن هذا الشيك يجب أن يظهر ضمن قائمة الشيكات في الجدول أسفل الشاشة.

26

شيك مستحق

وهنا نقوم بخصم مبلغ شيك أو أكثر قمنا بتحريره لتاجر أو تجار، من حسابنا الجاري في البنك، لاحظ أنه يجب أن تظهر هذه الشيكات ضمن قائمة الشيكات بأسفل الشاشة والاختيار منها.

27

مصاريف بنكية

من الممكن تخصيص هذا المستند للمصاريف البنكية، في حالة أننا كنا نرغب بحصر المستندات التي لها علاقة بالمصاريف البنكية لوحدها، ومن الممكن استخدام (المصاريف) بدل هذا المستند، وعلى كل حال نقوم هنا بإنزال قيمة المصاريف البنكية المختلفة والمترتبة على حسابنا في البنك هنا.

28

شراء عملات

نقوم هنا بشراء عملات من خلال البنك الذي نتعامل معه، ويجب أن يكون لنا حساب لكل عملة نتعامل بها مع هذا البنك، ويجب أن نقوم بترقيم هذه الحسابات بحسب المعادلة:

(رقم حساب البنك بالعملة = رقم حساب البنك بالشيكل + رقم العملة – 1).

في حالة شراء العملات فإن طرفي العملية ليسا (الطرف المدين والطرف الدائن) كما هو متبع عادة وإنما (الطرف الأول = رقم حساب البنك بالشيكل، الطرف الثاني = رقم حساب عمولة تحويل العملة). وأيضا فإن المبلغين المذكورين بالعملية ليسا (المبلغ المدين والمبلغ الدائن) بل (المبلغ الأول = المبلغ بالعملة المزمع شراؤها، المبلغ الثاني = مبلغ العمولة البنكية بالشيكل)، وأهم عنصر في هذا المستند هو (رقم العملة، حيث يجب اختيار العملة التي يتم شراؤها).

29

سند قيد

وهذا يمثل سند قيد عادي يمكن استخدامه كما هو الحال في البرامج العادية.

تفاصيل المستند المالي

 

          القسم التالي من شاشة المحاسبة هو المسؤول عن تفصيل المستند المالي:-

 

 

    فيما يلي قائمة المعلومات التي نقوم بتفصيل المستند المالي بها:-

 

رقم المستند

وهذا الرقم ينقسم إلى رقمين

(الأيسر من خانتين تمثل نوع السند، ولقد فصلنا أنواع السندات في القسم السابق).

(الأيمن من خمسة أرقام) عبارة عن رقم متسلسل لهذا النوع.

وبمجرد طلبنا لعمل سند معين، يقوم البرنامج بإعطاء رقم مناسب يظهر في هذا المربع، ومن الممكن أن نتنقل بين السندات من خلال رقم المستند، بذكر رقم المستند الذي نريد التحرك له، ويمكن أيضا استخدام العنصرين (+) و (-) الموجودان فوق رقم المستند لزيادة رقم المستند وتنقيصه.

تاريخ العملية

وهذا التاريخ يتم إحضاره تلقائيا من تاريخ البرنامج، وهو التاريخ الذي دخلنا للبرنامج به، أو هو التاريخ الذي قمنا بتحديده في الشاشة الرئيسية في أعلا يمين الشاشة. ويمكن التوقف على هذا التاريخ وتغييره، كما ويمكن تغييره باستخدام الأزرار F1-F7.

ساعة العملية

يقوم البرنامج بمجرد إختيار سند لعمله، بإحضار الوقت من نظام التشغيل ووضعه في هذه الخانة، والساعة تتكون من (ساعة:دقيقة:ثانية). ويمكن تغيير هذه الساعة وبحسب حاجة المستخدم.

الحساب المدين

      وهو الحساب المدين للقيد أو العملية، وبمجرد طلب عمل سند، يقوم البرنامج باختيار أقرب رقم ممكن استخدامه كرقم حساب مدين لذلك السند، ويمكن تغيير هذا الرقم بإحدى الطرق:-

 

·   مباشرة وبالتوقف على هذا الرقم وكتابة الرقم الجديد.

· بالبحث عن الرقم المناسب من خلال عنصر البحث فوق رقم الحساب (?) حيث نقوم بفتح نافذة البحث عن الحسابات والحساب الذي نقوم بنقره نقرا مزدوجا سيتم إحضاره كرقم حساب هنا.

· باختيار رقم من الأرقام المحتملة التي وضعها لك البرنامج في صندوق الخيارات فوق رقم الحساب.

الحساب الدائن

وهو الحساب الدائن للقيد أو العملية، ونتعامل معه بنفس المنطق المذكور في الحساب المدين.

الملاحظات

وهي ثلاثة ملاحظات (عربية، عبرية، إنجليزية) يمكن استخدام أي منها، وفي حالة ترك هذه الملاحظة فارغة سيقوم البرنامج بملئها بنوع السند، كأن يضع بها (فاتورة ضريبة) أو (سند قبض) وهكذا.

رقم السند

وهو رقم المستند الدفتري الموجود على الورقة التي نقوم بإدخالها، كرقم فاتورة المشتريات أو رقم الإيداع البنكي وهكذا.

تاريخ السند

وهو التاريخ المذكور على المستند الدفتري الذي نقوم بإدخاله، لاحظ أن فواتير المبيعات وإرساليات المبيعات، وسندات القبض، أي المستندات التي نقوم نحن بإصدارها يجب أن يتساوى فيها تاريخ المستند مع تاريخ العملية، في حين أن المستندات التي نقوم بإدخالها للبرنامج إدخالا، فيحتمل أن يكون تاريخ المستند مختلفا عن تاريخ العملية، ويكون الوضع في مثل هذه الحالة أن تاريخ العملية هو تاريخ إدخال هذا المستند لجهاز الكمبيوتر في حين أن تاريخ المستند هو تاريخ المستند الفعلي المذكور عليه.

العملة

العملة التي نقوم بعمل القيد بها، ويجب ذكر هذه العملة حتى لو كان شيكلا، وفي حالة أن العملية التي نقوم بإدخالها بعملة مختلفة (ليس بالشيكل) فيجب اختيار العملة المناسبة، وفي حالة أن العملة ليست موجودة في جدول العملة، يجب الدخول للجداول من القائمة الرئيسية واختيار العملات وإضافة هذه العملة قبل إدخال هذا القيد لبرنامج المحاسبة.

سعر الصرف

وهو سعر التحويل مقارنة بالعملة الرئيسية، وحتى لو كانت العملية بالشيكل، فيجب ذكر سعر التحويل على أنه (1).

رجل المبيعات

في حالة أن البيع يتم من خلال رجال مبيعات، وفي حالة أن هذا الفاتورة أو هذا السند تم من خلال رجل مبيعات معين، يجب ذكر رقم رجل المبيعات هنا (ولا ننسى أن رجل المبيعات هو عبارة عن موظف لدينا) أي أنه يجب أن يعرف ضمن الحسابات في مجموعة (الموظفين والعمال) حتى يظهر في قائمة (رجال المبيعات في المحاسبة)، ومن الممكن للمستخدم الذي له مستوى أعلا من 99، تحديد أن إدخال رجل المبيعات ضروري بوضع علامة (صح) بجانب صندوق رجل المبيعات، وفي مثل هذه الحالة وعندما يقوم باقي المستخدمين بإدخال فواتير ومستندات بدون ذكر رجل المبيعات ينبه البرنامج هؤلاء المستخدمين على ضرورة إدخال رقم رجل المبيعات ولا يسمح بإتمام العملية إلا بإدخال رقم رجل المبيعات.

نوع المبيعات

في حالة أن البيع يتم من خلال تصنيف المبيعات لتصانيف أساسية، من الممكن ذكر نوع المبيعات الأساسي اثناء عمل الفاتورة أو السند، وبنفس المنطق في (رجل المبيعات) يستطيع المستخدم فوق مستوى 99 تحديد وجود إدخال (نوع المبيعات) بحيث تكون إلزامية على باقي المستخدمين.

المبلغ

وهو مبلغ العملية أو القيد، وفي حالة كتابة هذا الرقم فإن العملية برمتها تكون عبارة عن قيد، إما في حالة الرغبة بالتفصيل فيجب ترك هذا الرقم (صفر) ثم ضغط زر الإدخال (الانتر) للوصول لشاشة التفصيل المناسبة. وهذا المبلغ يمثل المبلغ قبل الضريبة والخصم.

الخصم

مبلغ الخصم (في حالة المستند فاتورة) من المبلغ.

الضريبة

الضريبة المستحقة (17%) على المبلغ بعد الخصم.

المجموع

المجموع النهائي للمبلغ بعد الخصم والضريبة. ومن الممكن كتابة المجموع وضغط زر الإدخال لاحتساب المبلغ بشكل عكسي.

 

جدول المستندات (ضرائب بالتفصيل)

 وهذا الجدول يمثل قائمة بالعمليات التي قمنا بعملها لغاية، حيث أن كل عملية تمثل بسطر واحد على الأقل في هذا الجدول، والجدول يأخذ الشكل التالي:-

 

حيث:

المرجع

وهو رقم المرجع والذي يمثل نوع السند ورقم تسلسله، ومن الممكن اختيار أي مجموعة من السندات لتظهر في هذا الجدول، حيث أنه بجانب كل نوع سند يوجد مرجع يمكن وضعه به إشارة (صح) أو يمكن تركه فارغ، وفي حالة أننا وضعا إشارة صح فإن هذا يعني أنني أريد أن تظهر السندات من هذا النوع بداخل هذا الجدول، وفي حالة إننا أزلنا هذا الصح فإن هذا يعني أنني لا أريد أن تظهر هذه السندات في الجدول، وبهذا فإن بإمكان المستخدم أن يظهر أي مجموعة من السندات في الجدول: وأهم المجموعات التي يمكن إظهارها هي:

·   المبيعات والمشتريات والمصروفات، وهي المجموعات المتعلقة بالضرائب.

·   المبيعات وسندات القبض، وهي المتمثلة بقيمة البيع مقارنة بالقبض.

·   المشتريات والمصروفات والصرف، وهي تمثل الشراء مقارنة بالصرف.

كما أنه يمكن إظهار أي قائمة من المستندات وبحسب الحاجة، ويمكن تعليم كل السندات بصح مرة واحدة بالنقر على عنصر (on) كما ويمكن إلغاء التعليم عن كل السندات مرة واحدة بنقر عنصر (off)، ويمكن أيضا عكس العناصر (أي أن المصحوح يصبح فارغ والفارغ يصبح مصحوح) وذلك بالنقر على عنصر (rev.).

 

     ويمكن نقر أي سطر من أسطر هذا الجدول نقرا منفردا لتعليمه فيصبح لونه أصفرا وتظهر معلوماته في (تفاصيل المستند المالي).

 

    ويمكن نقر أي سطر من أسطر هذا الجدول نقرا مزدوجا للدخول إلى شاشة تفاصيل هذا المستند.

 

    كما ويمكن أيضا أن نقوم بنقر الجدول نقرا منفردا، ولكن في سطره الأول على الكلمات (المرجع)، (ت.العملية)، (ت.السند)، (السند) ليقوم البرنامج بترتيب الجدول بحسب الكلمة المنقورة.

 

المدين

وهو رقم الحساب المدين، وفي حالة الرغبة بمعرفة أسم هذا الحساب، يكفي نقر هذا السطر داخل جدوله نقرا منفردا (ليس نقرا مزدوجا) لأن النقر المزدوج يعني أننا نريد الدخول لتفاصيل هذا المستند)، حيث في حالة نقره نقرا منفردا يصبح لونه أصفر وتظهر جميع معلوماته في (تفاصيل المستند المالي) ومن ضمن هذه التفصيلات اسم الحساب المدين.

الدائن

وهو رقم الحساب الدائن، ويمكن أيضا معرفة اسمه بنقر هذا السطر نقرا منفردا لتظهر معلومات هذا المستند في (تفاصيل المستند المالي)، ومن ضمن هذه التفصيلات اسم الحساب الدائن.

ت.العملية

وهو التاريخ الذي قمنا بعمل هذا المستند به ويمكن ترتيب الجدول بحسب هذا التاريخ في حالة النقر على هذه الكلمة (ت.العملية) نقرا منفردا في الجدول.

ت.السند

وهو تاريخ المستند المدخل لهذا المستند، ويمكن ترتيب الجدول بحسب هذا التاريخ في حالة النقر على هذه الكلمة (ت.السند) نقرا منفردا في الجدول.

السند

رقم المستند. ويمكن ترتيب الجدول بحسب رقم المستند في حالة النقر على هذه الكلمة (السند) نقرا منفردا في الجدول.

التفصيل

وهي الملاحظات التي تمت كتابتها للمستند.

المجموع

وهو مبلغ المستند النهائي المشتمل على الضريبة

 

وهنا يبدو لنا رمز العملة (الحرف الأول من اسم هذه العملة).

المبلغ

وهو المبلغ النهائي لهذا المستند ولكن بدون ضريبة (في حالة اشتمال المستند على ضريبة) وهذا الخانة تظهر فيها (المبيعات) و (الصرف) فقط وفي حالة أن العملية تمثل مشتريات أو قبض فإن هذا المبلغ يكون صفر.

الضريبة

وهو مبلغ الضريبة للمبلغ المذكور في السطر السابق، في حالة أن لهذا المبلغ ضريبة.

المبلغ

وهو المبلغ النهائي لهذا المستند ولكن بدون ضريبة (في حالة اشتمال المستند على ضريبة) وهذا الخانة تظهر فيها (المشتريات والمصروفات) و (القبض) فقط وفي حالة أن العملية تمثل مبيعات أو صرف فإن هذا المبلغ يكون صفر.

الضريبة

وهو مبلغ الضريبة للمبلغ المذكور في السطر السابق، في حالة أن لهذا المبلغ ضريبة.

 

    لاحظ أنه في نهاية الجدول يتكرر المبلغ والضريبة مرتين، ولكن لا يتم تعبئة المبلغين بنفس الوقت، فالمبلغ والضريبة إما أن يذكرا في الجانب الأول (الأيمن) أو في الجانب الأيسر، وفي الجانب الأيمن يتم وضع مبالغ فواتير المبيعات وسندات الصرف، أما في الجانب الأيسر فيتم وضع فواتير المشتريات والمصروفات وسندات القبض، وهذا الأمر من شأنه تسهيل رؤية المبالغ والمجاميع، فلمراجعة الضرائب، ولعمل تقرير تفصيلي بالمقبوضات والمصروفات، نقوم بتمكين (فواتير المبيعات والمشتريات والمصروفات فقط) وتعطيل باقي السندات من الظهور في الجدول) وبهذا يكون الجانب الأيمن من هذا التقرير لفواتير المبيعات وضريبتها ويكون الجانب الأيسر لفواتير المشتريات والمصروفات وضريبتها، ونحصل بهذا على تقرير (المقبوضات والمصروفات).

 

عناصر حصر جدول المستندات

 

     كنوع من تخفيف المظهر، عند الدخول لبرنامج المحاسبة، فإن جدول المستندات سيظهر لنا فقط السندات التي تم عملها اليوم، حتى أن (إرساليات المشتريات، إرساليات المبيعات، طلبيات المشتريات، طلبيات المبيعات، سندات أخرى) سوف لن تظهر في هذا الجدول.

 

فهناك عدة عناصر تتحكم بالسندات التي تظهر في الجدول، وهذه العناصر هي تظهر في أماكن متفرقة من شاشة المحاسبة وهي كالتالي:-

 

    أولا: عناصر الحصر الرئيسية (فوق جدول السندات):

 

1 – الشهر

حيث يمكنني من خلال هذا المحدد، حصر جميع السندات التي وقعت بين تاريخين (من، إلى) وعند الدخول لقسم المحاسبة سيقوم البرنامج بشكل تلقائي باختيار الشهرين (من، إلى) بحيث يشيران إلى الشهر الحالي، وهذا يعني أن السندات التي ستظهر في جدول السندات ستكون محصورة بالشهر الحالي فقط.

2 – رقم الحساب

ومن خلال هذا المحدد، يمكن حصر السندات التي جرت على حساب معين، وبغض النظر في أي طرف (المدين أو الدائن)، وعادة ما نستخدم هذا المحدد لطلب تقرير (حركة حساب). وفوق هذا المحدد يوجد 3 عناصر هي:

·     ? : ومن خلال هذا العنصر ندخل لبرنامج البحث عن اسم حساب، وبضغط الحساب المطلوب نقرا مزدوجا، يتم استيراد رقم الحساب لعنصر رقم الحساب.

·     ALL: وهذا العنصر يلغي الحصر، أي يقوم بتحويل رقم الحساب الذي استخدمناه للرقم صفر، وبهذا نحضر قائمة السندات بغض النظر عن رقم الحساب.

·     T : وهذا العنصر يدخلنا لتقرير حركة حساب للحساب المذكور رقمه في خانة (رقم الحساب) وفي حالة أن رقم الحساب صفر، فإنه لا معنى لضغط هذا العنصر.

3 –تاريخ العملية

وتاريخ العملية ينقسم لقسمين (من وإلي) حيث يمكنني حصر جميع السندات التي قمنا بعمليها بين هذين التاريخين. ويجب أن نلاحظ أنه بمجرد دخولنا لبرنامج المحاسبة، فإن عنصري تاريخ العملية يشيران لتاريخ اليوم، أي أن المستندات الموجودة في جدول السندات تكون فقط لليوم الحالي، ولا ننسى أن عنصري حصر الشهر يشيران فقط للشهر الحالي.

وفوق هذا التاريخ يوجد عنصرين  يتحكمان بتاريخي الحصر هما:

·   All : وهذا العنصر يقوم بفتح تاريخي الحصر من البداية للنهاية.

·   V  : وهذا العنصر يقوم بحصر تاريخ الحصر بتاريخ اليوم فقط.

4- تاريخ السند

لكل سند تاريخين (تاريخ العملية) و(تاريخ السند) حيث يعني الأول متى قمنا بإدخال هذا المستند لحساباتنا والآخر هو التاريخ المدون على المستند المدخل، وعنصري الحصر لتاريخ السند يعملان بنفس منطق عنصري العصر لتاريخ العملية.

وفوق هذا التاريخ يوجد عنصرين  يتحكمان بتاريخي الحصر هما:

·   All : وهذا العنصر يقوم بفتح تاريخي الحصر من البداية للنهاية.

·   V  : وهذا العنصر يقوم بحصر تاريخ الحصر بتاريخ اليوم فقط.

5- رقم السند

ولهذا المحدد عنصرين (من، إلى) حيث يمكن حصر جميع السندات التي تحتوي على أرقام سندات تقع بين القيمتين المحددتين.

6- الملاحظة

وهو عنصر واحد يمكننا من حصر جميع السندات التي تحتوي على الملاحظة المحددة.

7- المبلغ

وهو عنصر واحد يمكننا من حصر جميع السندات التي تحتوي على المبلغ المحدد.

8- لعملة

وهو عنصر واحد يمكننا من حصر جميع السندات التي تمت عملها بعمله معينة والمحددة هنا

 

 

 

 

ثانيا: محددات الفواتير والإرساليات والموجودة تحت جدول السندات وهي:

 

 

1- المطبوعة

حيث يمكن هنا أن أقوم بإظهار (المستندات) المطبوعة أو إخفائها، فإذا كان الصندوق بجانب الكلمة معلم بصح، يعني أنني إريد إظهارها، وإلا فإن المعنى يكون أنني لا أريد ظهور المستندات المطبوعة في جدول السندات.

2- الغير مطبوعة

حيث يمكن هنا أن أقوم بإظهار المستندات (الغير مطبوعة) أو إخفائها، وذلك بنفس المنطق المستخدم فوق.

3- المدفوعة

حيث يمكن هنا أن أقوم بإظهار المستندات (المدفوعة) أو إخفائها وبنفس المنطق.

4- الغير مدفوعة

حيث يمكن هنا أن أقوم بإظهار المستندات (الغير مدفوعة) أو إخفائها وبنفس المنطق.

5- الجاهزة

حيث يمكن هنا أن أقوم بإظهار الإرساليات التي تم شملها بفواتير أو إخفائها.

6- الغير جاهزة

حيث يمكن هنا أن أقوم بإظهار الإرساليات التي لم يتم شملها بفواتير بعد أو إخفائها

 

    ثالثا: حصر أنواع السندات:

 

    حيث يوجد كما هو واضح في الشكل التالي، بجانب كل عنصر من عناصر السندات، صندوق صح، فيمكن وضح فيه الصح أو لا، ولكل صندوق تم وضع إشارة الصح بجانبه، يتم ظهور السندات من هذا النوع داخل جدول السندات. لاحظ أن الطلبيات والإرساليات تكون (غير مشمولة) في الجدول عند الدخول لبرنامج المحاسبة، ويجب الملاحظة أنه عند طلب حركة حساب أو كشف الضرائب يجب أن تكون الإرساليات والطلبيات غير مشمولة لضمان عدم دخول أرصدتها في الحركة.

 

    وأسفل عناصر اختيار السند، يوجد ثلاثة عناصر للتحكم بالجملة بظهور هذه العناصر أو اختفائها بالشكل التالي:

 

    حيث:

On

تقوم بتعليم جميع أنواع المستندات للظهور.

Off

تقوم بإلغاء تعليم جميع المستندات.

Rev.

تقوم بعكس حالة تعليم المستندات الحالية.

 

 

 

 

 

 

     رابعا: عناصر حصر أخرى: 

 

حيث:

1

تقوم بحصر جميع المستندات التي تم عملها من خلال رجل المبيعات المذكور رقمه في المربع يسار هذا الاختيار.

2

تقوم بحصر جميع المستندات التي تم تفصيلها من خلال (مبيعات/مشتريات) رئيسية والمذكور رقمها بالمربع يمين هذا الاختيار.

 

موضحات مستند في جدول المستندات

    عند نقر أي مستند داخل جدول السندات نقرا منفردا يتحول لون هذا المستند للون الأصفر، وتظهر معلومات هذا المستند في قسم (تفصيل المستند) كما وتظهر بعض المعلومات التوضيحية حول هذا المستند أسفل جدول المستندات توضح لنا الأمور التي قمنا بها حول هذا المستند، وهذه العناصر التوضيحية هي كما يلي:-

 

 

    لاحظ أولا، أنه بجانب كل عنصر من عناصر التوضيح الخمسة المذكورة أعلاه، يوجد صندوق إجابة يحتوي على Y أو N.

 

حيث :

1

Maded

وهذا الموضح يبين لنا إذا كان المستند المحدد في الجدول مصنوع من مستندات أخرى، بمقصد (هل هذه الفاتورة تم عملها من إرساليات أم لا)، والجواب بالصندوق المجاور.

2

Locked

وهذا الموضح يبين لنا، إذا كان الحساب المستخدم في هذا المستند مغلق من قبل المستخدم المخول أم لا، والجواب بالصندوق المجاور.

3

Post

ولهذا الموضح عملان، فهو يجيب إذا كان هذا المستند مرحل ترحيل نهائي أم لا ومن خلال الصندوق المجاور، بالاضافة إلى أنه يتيح لي إغلاق هذا المستند (في حالة أنه غير مغلق).

4

Imported

وهذا الموضح يبين لنا إذا ما كان هذا المستند قد استخدم لإنشاء مستخدم آخر، بمقصد (هل انتهت هذه الإرسالية وتم عمل فاتورة بها أم لا) والجواب بالصندوق المجاور.

5

Print Doc.

ولهذا الموضح عملان أيضا، حيث أنه يبين لنا إذا ما تم طباعة هذا المستند ام لا ومن خلال الصندوق المجاور، كما ويتيح لنا المجال لطباعة هذا المستند.

لاحظ أن المستند في أول مرة يتم طباعته كنسخة أصلية وفي المرات التالية يتم طباعته كنسخة فقط.

 

جدول أرصدة المستندات المالية

 

(ميزان المراجعة)

 

          في أسفل الشاشة من الجهة اليسرى يوجد جدول (ميزان المراجعة)، وهذا الجدول يقوم بترصيد السندات الموجودة في جدول (السندات)، أي أنه إذا تغيرت السندات في جدول السندات في الأرصدة تتغير بشكل تلقائي. وبهذا في بالإمكان الحصول على أرصدة حسابات أي مجموعة نرغب بها، كأن نحصل على أرصدة الحسابات التي حصل مع (زبون) معين، أو أرصدة الحسابات التي حصل في (يوم) معين، أو (شهر) معين، أو على (نوع سند) معين، أو مع (رجل مبيعات) معين، أو غيرها من الأمور التي يمكن حصل جدول (السندات) بها، وحتى على أي خليط منها. والشكل التالي يبين هذا الميزان.

 

    لاحظ: أنه بالإمكان ضغط عنصر (Zoom) لتكبير هذا الجدول وتفصيله بتقرير خاص.

 

 

 

عناصر حصر جدول أرصدة المستندات المالية

 

    هناك مجموعة عناصر تمكننا من حصر المعلومات الموجودة في جدول (أرصدة المستندات) أو (ميزان المراجعة)، وتجدر الاشارة، بأن حصر معلومات الميزان لا تؤثر ولا تغير في السندات الموجودة في جدول (السندات)، كل ما يحصل هو فقط تصغير نافذة المشاهدة أو تكبيرها على جدول الأرصدة، وهذه العناصر موجودة فوق الجدول وتظهر كما يلي:-

 

 

حيث:

1- رقم الحساب

ومن خلال هذين المحددين يمكن حصر الحسابات برقمها (من، إلى)

2- نوع الحساب

ومن خلال هذا الجدول الهابط، يمكن اختيار أي مجموعة من الحساب، والتي نرغب ظهور حساباتها فقط، كأن نختار (الزبائن) فقط أو (التجار) فقط، أو (الصناديق النقدية) فقط، وهكذا، ويمكن إعادة طلب جميع الحسابات، من خلال الضغط على العنصر ALL بجانب هذا الجدول.

3- الملاحظات

حيث يمكن هنا اختيار الحسابات التي قمنا بربطها بملاحظة معينة في برنامج الحسابات، حيث يمكن مثلا اختيار الحسابات لها ربطت بالملاحظة (شيكاته ترجع) مثلا أو أي ملاحظة أخرى، لاحظ أنه يمكن العودة لجميع الحسابات بضغط العنصر ALL بجانب الجدول الهابط هنا.

4-الرصيد

حيث يمكن طلب الحسابات التي رصيدها بين قيمتين محددتين.

 

عناصر تفصيلية لجدول أرصدة الحسابات (ميزان المراجعة)

    هناك عنصرين هامين أسفل تقرير (ميزان المراجعة)، من شأنهما التأثير على كيفية عمل ميزان المراجعة، وهذين العنصرين يبدوان بالشكل التالي:-

           

حيث:

1- تفصيل الشيكات

حيث يمكن وضع صح داخل الصندوق أو لا، وفي حال وضع الصح داخل الصندوق، يعني أنني أريد تفصيل الشيكات، وعملية تفصيل الشيكات تعني أنه لكل زبون أو تاجر يتم فصل مبلغ الشيكات لمبلغين، الأول يشير للشيكات التي مر تاريخها، والمبلغ الثاني للشيكات التي لم تستحق بعد.

2- تفصيل المبيعات

يعمل هذا العنصر بنفس منطق العنصر السابق، حيث يتم تفصيل المبيعات لمجموعة مبالغ، كل مبلغ يشير إلى نوع المبيعات التي أعطيت للزبون. فلو كان لدينا نوعين من المبيعات هما (مبيعات أجهزة) و(مبيعات أثاث) مثلا، وقمنا ببيع زبون من النوعين وطلبنا تفصيل المبيعات، سيظهر سطرين للمبيعات الأول للأجهزة والثاني للأثاث.

ولكن يجب الملاحظة، أنه لإتمام هذه المهمة، يجب أولا أن نغلق مربع (تفصيل المبيعات والمشتريات) في منتصف شاشة تفصيل المستند، ويجب تحديد نوع المبيعات لكل فاتورة مبيعات يتم عملها.

 

عناصر التقارير

حيث:-

1- تقرير أرصدة الأصناف

حيث يمكن معرفة أرصدة الأصناف والأسعار والمبالغ والخصومات التي تمت عليها من خلال هذا التقرير.

2- تقرير حركة الأصناف

حيث يمكن معرفة كيف تحرك صنف معين (متى وكم دخل ومتى وكم خرج).

1- تقرير الشيكات

حيث يمكن متابعة شيك من رقمه أو تاريخه أو قيمته أو مصدره، ويمكن معرفة الشيكات الموجودة في صندوق أو حساب معين، أو يمكن متابعة شيك كيف تحرك.

4- تقرير الأرباح والخسائر

حيث من هذا التقرير نقوم باستعراض كشف المتاجرة والأرباح والخسائر التي تمت على شهر أو مجموعة أشهر.

5- كشف خلاصة ضربة الدخل الخاص بالضفة والقطاع

حيث من هذا التقرير نستطيع أن نستعرض كشف خلاصة ضريبة الدخل الخاص بالضفة الغربية وقطاع غزة (السلطة الوطنية الفلسطينية) لشهر أو مجموعة أشهر.

6- كشف خلاصة ضريبة الدخل الخاص بالقدس

حيث نستطيع من خلال هذا الكشف إستعراض كشف ضريبة الدخل الخاص بالقدس (إسرائيل) لشهر أو مجموعة أشهر.

7- كشف خلاصة ضريبة القيمة المضافة الخاص بالضفة

حيث نستطيع من هذا التقرير إستعراض كشف خلاصة ضريبة القيمة المضافة الخاص بالضفة الغربية وقطاع غزة (السلطة الوطنية الفلسطينية) لشهر أو مجموعة أشهر.

8- كشف خلاصة ضريبة القيمة المضافة الخاص بالقدس

حيث نستطيع من هذا التقرير إستعراض كشف خلاصة ضريبة القيمة المضافة الخاص بالقدس (إسرائيل) لشهر أو مجموعة أشهر