بسم الله الرحمن الرحيم

 

تعريف عميل جديد (ملف جديد) في قسم الإدارة

         العميل الجديد، قد يكون زبوناً، او تاجراً، أو موظفاً، أو صديقاً أو أحد أفراد العائلة، بإختصار فإن كل شخص نتعامل معه من خلال الشراء والبيع أو القبض والصرف أو حتى من خلال التحدث معه بالهاتف او حتى عند قدومه لمحل العمل للقيام بأمر ما، فإن هذا الشخص يعتبر عميل، والشكل التالي، يبين لنا منطقة إدخال معلومات هذا العميل:

 

 

1.            رقم العميل:

في مربع الأيقونة البيضاء يتم إعطاء رقم لهذا العميل، والرقم يمكن أن يتكون من حقل واحدة ولغاية تسعة خانات، فهناك البعض ممن يريد أن يكون رقم العميل هو رقم هويته، والبعض عنده أرقام يريد إستخدامها، والبعض يريد أن يرقم عملاءه ترقيماً تصاعدياً من الرقم واحد، وهكذا.

 

-   يمكنك كتابه أي رقم ترغب به في حقل رقم العميل مثل الرقم 2098 كما يظهر في الشكل الأعلى ثم ضغط الإدخال (إنتر) من لوحة المفايتح، إذا كان هذا الرقم موجود فإن بيانات العميل صاحب هذا الرقم ستظهر أمامك، وإن كان هذا الرقم جديد، سيقفز مؤشر الكتابة لحقل أسم العميل.

 

-   يمكنك أيضا نقر علامة السؤال (؟) أسفل رقم العميل للحصول على رقم تلقائي للعميل حيث يقوم البرنامج بالبحث عن أقرب رقم فارغ بعد الرقم المدخل في مربع رقم العميل، مثلا لو كان الرقم 2098 مكتوب في مربع رقم العميل وقمنا بنقر علامة السؤال يبدأ البحث من هذا الرقم أي 2098 عن أقرب رقم فارغ بعده ثم يتم كتابته في مربع الحوار، فإن كان الرقم 2099 غير مستخدم فسيكون هو الرقم الذي سيستخدمه البرنامج.

 

-   كما ويمكن أيضاً النقر على ايقونة الحرف L تحت مربع رقم العميل، حيث سيقوم البرنامج بالبحث عن آخر رقم مستخدم ثم إختيار الرقم التالي له، فمثلاً لو أننا قمنا بتعريف عميلين للبرنامج هما الأرقام 5 و 29، فعند الضغط على أيقونة L سنحصل على الرقم 30 في حين الضغط على أيقونه ؟ فتعتمد على الرقم المكتوب في المربع فلو كان الرقم المكتوب هو 1 سنحص على الرقم2 ولو كان الرقم المكتوب هو 4 سنحصل على الرقم 6 فهو اول رقم فارغ بعد الرقم 4 وهكذا.

 

 

2.            أسم العميل:

 

 

وأسم العميل ينقسم لثلاثة أسطر، العلوي للغة العربية والأوسط للغة العبرية والسفلي للغة الإنجليزية:-

 

-       السطر العلوي الأبيض الطويل على يسار رقم العميل، نقوم بكتابة اسم العميل باللغة العربية.

 

-   عند ضغط زر الإدخال على الأسم العربي وفي حالة أن سطر اللغة العبرية فارغ فإن البرنامج سيقوم وبشكل تلقائي بترجمة الأسم العربي لاسم مقابل باللغة العبرية وذلك باستخدام جدول خاص يترجم كل حرف من اللغة العربية لحرف مقابل للغة العبرية، بإمكانك أن تقوم بتعديل الترجمة التلقائية للغة العبرية حتى يصبح الاسم العبري موافق لك.

 

-   أما السطر الثالث وهو لاسم العميل باللغة الإنجليزية، فيتم في حالة ان هذا السطر فارغ، يتم ترجمة الأسم العربي المستخدم في السطر الأول لما يقابله بالإنجليزية، وذلك بتقسيم سطر الأسم العربية لأسماء مفردة ثم عرض كل أسم من هذه الأسماء على قاموس خاص للأسماء المقابلة باللغة الإنجليزية فترجمة هذا الأسم، وفي حالة أن هناك أسماء جديدة ليست لها ترجمة في قاموس اللغة الإنجليزية، سيظهر لك جدول بهذه الأسماء يتيح لك إدخال ترجمة الأسم للغة الإنجليزية للإستفادة منه في المستقبل، على سبيل المثال لو أننا قمنا بكتابة الأسم خالد سعدي أبو كف، وعلى فرض أن الأسماء (سعدي) و (كف) لم تكون معرفة ضمن قاموس الأسماء، فسوف نحصل على شاشة كالتالي:

 

 

حيث علينا كتابة ترجمي هاذين الأسمين داخل الجدول، لاحظ أننا نستطيع الإنتقال بين أسماء الجدول من خلال ضغط زر الإدخال الإنتر من لوحة المفاتيح، فإذا قمنا تعبئة الجدول سيصبح كالآتي:

 

ثم نقوم بعدها بنقر أيقونة (تم Done)، إما بالفارة أو بضغط زر الإدخل الإنتر عندما يتوقف عليها، سنحصل على الترجمة في السطرين الثاني والثالث بهذا الشكل:

 

الأسم الغير موجود في القاموس والذي لم يتم ترجمته في الجدول سيبقى باللغة العربية ضمن السطر الإنجليزي، ثم في النهاية يمكنك تعديل الأسم الإنجليزي بطريقتك الخاصة.

 

 

3.            جدول تصنيف العميل:

من خلال هذا الجدول الهابط يمكن تحديد فئة هذا العميل، أو المجموعة التي هو جزء منها، حيث يمكن تصنيف العملاء لمجموعات أساسية مثل (عائلي)، (صديق)، (طبيب)، (مهندس)... وهكذا، ويمكن إختيار التصنيف المناسب للعميل الذي تقوم بإدخاله من هذا الجدول بالنقر على السهم النازل حيث سيفتح الجدول وتظهر محتوياته وبجانب كل تصنيف سيظهر رقم تصنيف المجموعة، ما عليك إلا أن تتحرك بمؤشر الفأرة والتوقف على الخيار المناسب ونقره ليتم تحديده.

 

 

4.            رقم تصنيف العميل:

في هذه الحقل سبظهر رقم تصنيف المجموعة التي قمت بإختيارها، وبإمكانك إدخال رقم المجموعة مباشرة إذا كنت تعرف الرقم، أو كما قلنا بإمكانك إختيارها من الجدول.

 

5.            تعديل رقم تصنيف العميل:

 

 

من خلال هذه الحقل نستطيع أن نعدل اسم المجموعة داخل الجدول، أو إضافة مجموعة جديدة للجدول، أو حتى حذف مجموعة مجمودة من داخل الجدول:-

 

·   لتعديل اسم مجموعة داخل الجدول، نقوم أولا باختيار هذا التصنيف من الجدول حتى يظهر رقمه في الحقل رقم 4، ثم نعدل تفصيل أسم المجموعة الموجود بهذه الحقل ونضغط إنتر، إفتح الجدول وتأكد من نجاح العملية.

 

·   لإضافة مجموعة جديدة، نقوم بكتابة رقم مجموعة جديدة في الحقل رقم 4 ثم نقوم بتفصيل أسم المجموعة هنا ونضغط زر الإدخال إنتر، إفتح الجدول وتأكد من نجاح العملية.

 

·   لحذف مجموعة من الجدول، قم بكتابة رقم المجموعة في الحقل رقم 4، وأمسح محتويات هذه الحقل حتى تصبح فارغة ثم إضغط زر الإدخال إنتر، إفتح الجدول وتأكد من نجاح العملية.

 

يمكنك الأن إعداد هذا الجدول ليتناسب مع طبيعة عملك.

 

6.            نوع العميل:

 

     في هذه الحقل نقوم بتحديد نوع العميل إما (زبون)، أو (تاجر)، أو (موظف) أو (أخرى)، وهذا التحديد مرتبط بالمحاسبة أو بالمحاسبة والرواتب معاً، فبمجرد إضافة عميل جديد، فإن هذا العميل يتم إضافته لقائمة العملاء، وسوف يظهر في جدول العملاء في أعلا يمين شاشة الإدارة الزرقاء، يقوم البرنامج فيحص تصنيف هذا العميل، فإن كان نوع العميل زبون، فسوف يتوجه البرنامج لقائمة الزبائن في المحاسبة والتي تحمل المجموعة رقم 31، ويبحث في هذه المجموعة عن اسم العميل المستخدم هنا، فإن لم يجد له مثيل، فسوف يقوم بالتحرك لآخر رقم تم إستخدامه ضمن هذه المجموعة وإضافة رقم عليه وإستخدامه كزبون جديد معطياً إياه أسم العميل الحالي، وكذلك الأمر بالنسبة للتجار، حيث سيتم إضافة تاجر جديد ضمن المجموعة 30 في المحاسبة، وبنفس المنطق يتم إضافة موظف جديد ضمن قائمة العمال والموظفين التي تحمل مجموعتها الرقم 34، إلا أنه في حالة العمال يتم أيضا التوجه لبرنامج الرواتب بشكل تلقائي والبحث عما إذا كان هناك موظف يحمل نفس أسم العميل الحالي، فإن لم يجده يتم إضافة موظف جديد ضمن قائمة الموظفين في برنامج الرواتب يحمل اسم العميل الحالي.

 

-   إذا قمنا بتحديد نوع العميل على أنه (زبون)، أو (تاجر) فسيقوم برنامج الإدارة وبشكل تلقائي بنقل بيانات هذا العميل للمحاسبة بأن يفتح حساب مقابل لهذا لعميل الذي تقوم بإضافته ضمن قائمة الزبائن أو التجار في المحاسبة وبحسب خيارك،

مثال: لو اننا قمنا بتعريف عميل تحت الرقم 1 باسم (مازن حمدي سعيد) وقمنا باختيار النوع على أنه زبون وأضفنا هذا العميل، فإن فهرس الحسابات في برنامج المحاسبة سيبدو هكذا:-

بمعنى، أن برنامج الإدارة قام بفحص فهرس حسابات الزبائن في المحاسبة ووجد ان الحساب رقم 2001 هو أول رقم زبون ضمن قائمة الزبائن، وبحث أن أول رقم فارغ بعد هذا الرقم فوجد أن الرقم 2002 أو أول رقم فارغ يمكن إستخدامه، فأضاف زبون جديد في قائمة الزبائن تحت هذا الرقم.

 

مثال ثاني: دعونا نعرف عميل جديد ونعطيه الرقم 2 والأسم (غسان المغربي) ونحدد نوعه على أنه (تاجر) ونختبر فهرس الحسابات، طبعاً أسهل طريقة أن نضغط علامة السؤال للحصول على الرقم التالي الفارغ لهذا العميل، وبمجرد إضافة هذا العميل سنجد أن فهر الحسابات أصبح هكذا:

لاحظ أنه بنفس المنطق السابق فإن برنامج الإدارة قام بفحص فهرس الحسابات فوجد أن أول رقم فارغ في مجموعة التجار في المحاسبة هو الرقم 6402 فأضف هذا العميل تحت هذا الرقم.

 

-   وفي حالة أنك قمت بتحديد الخيار على أن العميل هو موظف، فسوف يتم فتح حساب مقابل في المحاسب لهذا العميل ضمن قائمة الموظفين وسوف يتم أيضا فتح حساب مقابل لهذا العميل ضمن برنامج الرواتب وتسجيل هذا العميل هناك ليتم التعامل معه هناك في المستقبل.

مثال: لو أننا قمنا بإضافة عميل باسم (محمد غوشة) تحت النوع (موظف) فإن قائمة الحسابات ستظهر بهذا الشكل:

بالإضافة إلى أنه سيتم تعريف هذا العميل ضمن قائمة الموظفين في برنامج الرواتب، حيث ستظهر قائمة الرواتب بهذا الشكل:

-   أما إذا أخترنا تصنيف العميل على انه (أخرى) فأن هذا العميل سيكون جزء من برنامج الإدارة فقط، ولن يتم فتح حسابات مقابلة له لا في برنامج المحاسبة ولا في برنامج الإدارة.

 

والآن جدول العملاء الموجود في أعلا صفحة الإدارة أصبح كالآتي:

 

 

7.            رصيد العميل:

 

وفي هذه الحقل يمكن تعبئة رصيد هذا العميل الإفتتاحي،(إنتبه أن الرصيد هو فقط لبرنامج الإدارة – بمعنى لا معنى لهذا الرصيد في المحاسبة)، ويتم ترصيد هذا الرصيد في كل عملية مالية نقوم بها في متابعة العميل، سنشرح عميلية تعديل الرصيد التلقائي عندما نتكلم عن برنامج متابعة العميل، ويمكن تعديل هذا الرصيد يدوياً في حالة حدوث خلل أدى لعدم تطابع رصيد حركة المتابعة مع هذا الرصيد، كل ما عليك القيام به هو الوقوف على الرصيد وتعديله ثم ضغط أيقونة الإضافة Add.

 

8.            أيقونة إضافة العميل:

بعد إدخال بيانات العميل أو تعديل إحدى بياناته يجب تثبيت هذه البيانات بضغط زر Add ليتم حفظها في جهازك، وبمجرد ضغط أيقونه الإضافة، ستسمع البرنامج يقول (تمت إضافة السجل) دلالة على نجاح عملية الإضافة، كما سيعيد البرنامج فهرسة معلومات جدول العملاء الموجود في أعلا شاشة الإدارة من الجهة اليمنى، حيث يمكنك رؤية هذا العميل في الجدول مباشرة، إنتبه أن بيانات الجدول مرتبة تنازليا وليس تصاعديا، أي ان العميل صاحب اعلى رقم هو الذي سيظهر في بداية الجدول، وهذا يسهل عملية التعرف على العملاء الجدد، حيث بمجرد دخولك للبرنامج ستشاهد آخر عملاء في الجدول.

 

9.            إيقونة إلغاء سجل العميل:

يجب التعامل مع هذه الآيقونة بحذر، فهذه الأيقونة هي أيقونة إلغاء سحل العميل وما يتعلق به من معلومات من هواتف وإيميلات وحركات، فبمجرد الضغط على هذه الأيقونه ستأتي شاشة تطلب منك تأكيد عملية حذف سجل هذا العميل من ملف العملاء مع جميع حركاته الإدارية (حركات المتابعة اليومية)، شاشة التأكيد بهذا الشكل:

 

 

إذا كنت متأكد من عملية الحذف إضغط ok وإلا إضغط Cancel أو إضغط زر الإدخال إنتر، ثم ستأتي شاشة تاكيد أخرى تسألك إذا كنت ترغب بحذف هواتف هذا العميل من أجندة الهواتف، بهذا الشكل:

 

 

     ثم تأتي شاشة تأكيد تسألك إذا ما كنت تريد حذف إيميلات وصفحات هذا العميل الإلكترونية من ملف الإيميلات، بهذا الشكل:

 

 

لاحظ أن عملية حذف العميل ليس لها علاقة بحذف حركات المواعيد المرتبطة بهذا العميل، إذا كنت ترغب بحذف هذه الحركات عليك حذفها بشكل منفصل من خلال التعامل مع قسم (المواعيد).

10.    أيقونة صورة العميل:-

 

هذه الأيقونة عبارة عن مساحة يمكن لصق صورة للعميل فيها، ويجب أن تكون هذه الصورة من صيغة JPG أي أن هذا هو إمتدادها، أما اسمها فهو عبارة عن رقم العميل ولكن من تسعة خانات، ويجب أن تكون دقة الصورة 300 نقطة بالإنش على الأكثر، بمعنى يجب أن يكون حجم الصورة بين صغير ومعتدل حتى تظهر، فمثلاً العميل رقم 3 تكون الصورة بالأسم 000000003.JPG، أما المحفظة (المجلد) الذي تحفظ فيه الصور فهو  مجلد بأسم Pic داخل منطقة acct داخل منطقة برنامج المحاسبة والتي تكون في العادة newprog وعادة في حامل الأقراص D: أي أن اسم الصورة بالكامل سيكون هكذا:

D:\newprog\acct\pic\000000003.jpg

 

دعونا في مثالنا نضيف صورة للعميل رقم 3، وننظر لشكل شاشة الإدارة حيث ستبدو بهذا الشكل:

 

 

كما ويمكن نقر أيقونة الصورة نقراً مذدوجا للدخول لبرنامج المستندات، وسنأتي على تفصيل برنامج المستندات في وقته في مكان آخر من هذا الكتاب، نكتفي حالياً بإظهار شكل شاشة المستندات حيث إذا نقرة صورة العميل نقراً مذدوجا سيفتح برنامج المستندات وستظهر شاشته بهذا الشكل:


 

 

مع تحيات شركة عالم الكمبيوتر – خالد المغربي

القدس - البلدة القديمة - 9 حارة السعدية (طريق المأذنة الحمراء)

هاتف / فاكس: 6282173 - بلفون : 0523 623 683

ص.ب: 51172 - بريد إلكتروني: khm@khm2000.com

(ساعات الدوام يوميا من العاشرة صباحاً لغاية نصف ساعة قبل المغرب عدا الجمعة)